1.Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение: *

температурно-влажностного режима; *

светового режима; *

санитарно-гигиенического режима; *

охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: *

строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива; *

оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации; *

применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов; *

применением специальных средств хранения и перемещения документов.

2.Требования к зданиям и помещениям архива

Требования к зданиям и помещениям архива: *

архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания; *

не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов; *

архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; *

архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений; *

хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; *

в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; *

отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми; *

в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; *

хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход; *

в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица; *

в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты: *

посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

3.Световой режим

Световой режим: *

постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте; *

освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным; *

при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра; *

уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.