<<
>>

2.Порядок принятия электронных документов в архив

Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов.

Другим критерием является их читабельность.

Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включающей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные программы.

После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

Архивы хранят электронные документы трех уровней: *

пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования; *

административный уровень, включающий регулирующие отношения архива с пользователями документы; *

каталожный уровень, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.

При подготовке электронных документов для передачи в архив: *

проверяется их техническое состояние; *

проводится их описание; *

на единицах хранения проставляются архивные шифры; *

подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.

Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.

Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.

Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.

Единицей учета выступает комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится аналогично учету документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью каталога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании каталога учитываются название файла, сопроводительная документация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заголовок. Описание файла включает вид данных, количество документов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.

Физическое описание файла содержит число носителей информации по видам, сообщение о декодировании на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие физические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины поиска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и определения отсутствия ее искажений.

Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. Проверка состояния документов производится раз в 5 лет.

При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хранить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажной основе. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документироваться, исключая искажение информации.

Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппарату к документам на бумажной основе. При поиске информации отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объем. Использование электронных документов аналогично использованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.

Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для оперативного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

<< | >>
Источник: А.Д. Тельчаров. АРХИВОВЕДЕНИЕ. Конспект лекций. 2004

Еще по теме 2.Порядок принятия электронных документов в архив:

  1. ВОПРОС 18. ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
  2. 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах
  3. 1.Понятие электронных архивов
  4. ВОПРОС 41. ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ
  5. ВОПРОС 21. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
  6. 2. Учетные документы архива
  7. 1.Задачи проверки документов в архиве
  8. ВОПРОС 31. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
  9. 2. Порядок работы архива
  10. ВОПРОС 19. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
  11. ВОПРОС 33. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
  12. 3.Новый порядок пользования архивами
  13. Российский архив рабочих документов по экономике н социологии
  14. 2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру
  15. Проверка в Разряде дел по документам архивов других приказов