<<
>>

3.Передача дела в архив

Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив: *

передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава; *

передача производится через год после завершения дел делопроизводством; *

прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив; *

при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр; *

при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие; *

передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; *

по окончании приема дел зав.

архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом: *

передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет; *

документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве; *

документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы; *

при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния; *

прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив; *

в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу; *

при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации; *

документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором; *

документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив: *

утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве; *

проверка состояния дел в организации представителем госархива; *

передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации; *

факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

<< | >>
Источник: А.Д. Тельчаров. АРХИВОВЕДЕНИЕ. Конспект лекций. 2004

Еще по теме 3.Передача дела в архив:

  1. ВОПРОС 18. ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
  2. § 4. Передача дела из одного суда в другой
  3. 2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в.
  4. «Местнический архив» и описи Разрядного архива 1626,1649-1653,1668 гг.
  5. Родовые архивы местников и их использование в тяжбах и для пополнения Разрядного архива
  6. «Опись Царского архива» и «местнический архив»
  7. Парадокс передачи
  8. Оптическая передача.
  9. Передача оружия и патронов
  10. 4.Ведомственный архив
  11. 3. Производство и передача новостей
  12. Передача «унижающего сообщения»
  13. Бесперебойная передача «национальной» информации
  14. 3.Заведующий архивом