<<
>>

7.Содержание базы данных архивов

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят: *

название учитываемой базы; *

ее объем; *

характеристика содержания информации; *

перечень источников данных; *

крайние даты введенных документов; *

даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных; *

формат представления данных; *

правовой статус базы данных; *

полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу.

Его преемственность традиционным учетным и научно-справочным документам реализуется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Возможно дублирование баз данных традиционными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать: *

архивные документы; *

учетные документы; *

научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет: *

вводить новые записи в имеющиеся базы данных; *

модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи: *

автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого доступа; *

осуществлять поиск записей по их содержимому; *

сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требованиями пользователей; *

печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней; *

развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства программирования.

<< | >>
Источник: А.Д. Тельчаров. АРХИВОВЕДЕНИЕ. Конспект лекций. 2004

Еще по теме 7.Содержание базы данных архивов:

  1. 2.3. ИНТЕРНЕТ ПРИ ПОДГОТОВКЕ КУРСОВОЙ И ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
  2. 2.3.2. Поиск информационных ресурсов
  3. 7.Содержание базы данных архивов
  4. Как стать хорошим репортером
  5. Ограничения исключительного права на произведение (статьи 1272 - 1280)
  6. 3 Штаты редакционных коллективов и авторский актив  газет
  7. ВВЕДЕНИЕ
  8. Любительская лингвистика как орудие перекройки истории
  9. Глава 9 Экология человека
  10. Общая характеристика
  11. Особенности электронной переписки
  12. НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ СОДЕРЖАНИЯ И МЕТОДИКИ ФАКУЛЬТАТИВНЫХ ЗАНЯТИЙ ПО ИСТОРИИ И ОБЩЕСТВОВЕДЕНИЮ
  13. ПРИЛОЖЕНИЕ 1. КОДИФИКАТОР ЭЛЕМЕНТОВ СОДЕРЖАНИЯПО ИНФОРМАТИКЕ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯКОНТРОЛЬНЫХ ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХМАТЕРИАЛОВ (КИМ) ЕДИНОГОГОСУДАРСТВЕННОГО ЭКЗАМЕНА
  14. 12.3 Интеллектуальные системы для целей экологического мониторинга
  15. Список литературы
  16. Некоторые особенности «национального» поиска в сети Интернет
  17. Организация справочного аппарата журналиста-расследователя
  18. Поисковые системы для электронных архивов
  19. 2.2 Процесс формирования коммуникативной составляющей ИКТ-компетентности будущих педагогов профессионального обучения средствами учебного блога
  20. 1. Общая характеристика