<<
>>

2. Фондообразование

В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются: *

наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; *

самостоятельный баланс; *

расчетный счет в банке; *

штатное расписание, печать, собственные бланки; *

для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности: *

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности; *

архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода; *

объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи; *

архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.

В основе первых двух комплексов находится признак происхождения, третьего и четвертого комплексов — Признак логической связи.

Основными принципами фондообразования являются: *

недробимость фонда; *

единое название фонда; *

единый номер фонда; *

единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам: *

структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям; *

хронологическому - по периодам или датам, к которым относятся документы; *

функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; *

номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов; *

корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения; *

географическому - в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты; *

авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов.

Единицы хранения внутри фонда группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным.

Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысловую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования.

<< | >>
Источник: А.Д. Тельчаров. АРХИВОВЕДЕНИЕ. Конспект лекций. 2004

Еще по теме 2. Фондообразование:

  1. 2. Фондообразование
  2. 1.Понятие исторической справки