<<
>>

2. Учетные документы архива

К учетным документам архива относятся: *

книга учета поступлений; *

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; *

список фондов; *

список фондов с особо ценными документами; *

лист фонда; *

архивная опись; *

опись особо ценных документов; *

опись страхового фонда; *

реестр описей; *

реестр описей особо ценных документов; *

инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; *

паспорт архива; *

паспорт архивохранилища; *

сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; *

карточка фонда; *

дело фонда; *

внутриделовые описи и листы-заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются: *

книга учета поступления и выбытия документов; *

список фондов; *

лист фонда; *

опись дел; *

реестр описей; *

паспорт архива; *

паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ; *

опись особо ценных дел; *

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; *

опись страхового фонда; *

дело фонда.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.

В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их динамике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет.

Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих архивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов. Она составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее перезаполняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

<< | >>
Источник: А.Д. Тельчаров. АРХИВОВЕДЕНИЕ. Конспект лекций. 2004

Еще по теме 2. Учетные документы архива:

  1. 1.Задачи проверки документов в архиве
  2. ВОПРОС 21. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
  3. ВОПРОС 31. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
  4. ВОПРОС 18. ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
  5. ВОПРОС 19. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
  6. ВОПРОС 33. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
  7. 2.Порядок принятия электронных документов в архив
  8. 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах
  9. Российский архив рабочих документов по экономике н социологии
  10. Проверка в Разряде дел по документам архивов других приказов
  11. ОБЗОР КОЛЛЕКЦИИ ДОКУМЕНТОВ Г.В. ВЕРНАДСКОГО В БАХМЕТЕВСКОМ АРХИВЕ БИБЛИОТЕКИ КОЛУМБИЙСКОГО УНИВЕРСИТЕТА В НЬЮ-ЙОРКЕ
  12. «Местнический архив» и описи Разрядного архива 1626,1649-1653,1668 гг.
  13. Родовые архивы местников и их использование в тяжбах и для пополнения Разрядного архива
  14. «Опись Царского архива» и «местнический архив»
  15. I. ДОКУМЕНТЫ А. ДОКУМЕНТЫ И ТРУДЫ В РУКОПИСЯХ
  16. 4.Ведомственный архив
  17. 3.Заведующий архивом