Управление библиотекой

Режим становления продолжается от создания проекта, модели библиотеки до ее открытия, начала функционирования.

Развитие — процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное, переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему (Ожегов С. И. Словарь русского

236 языка. М., 1990. С. 641). Как видим, в этом определении названы специфические признаки развития, отличающие его от других изменений, т. е. не всякие изменения есть развитие. Изменения в жизнедеятельности библиотеки бывают разные

содержательные и формальные, глубокие и поверхностные, желаемые и вынужденные, запланированные и стихийные, изменения к лучшему и к худшему и т. д.

Не всякая инновация равнозначна прогрессивному развитию, ибо прогресс — это лучшее, а не просто нечто новое. И само развитие библиотеки вряд ли правильно понимать как однонаправленный процесс движения только вперед и вверх. Ясно, что развитие включает в себя и ликвидацию всего лишнего, ненужного, и восстановление, возрождение того, что было потеряно, утрачено по ошибке, и продолжение того, что делалось и делается хорошо, и компенсацию неизбежных в ходе всякого развития потерь, и, конечно, внедрение нововведений.

Таким образом, нужно различать управление деятельностью (функционированием) и управление развитием библиотек. Они имеют разные объекты, а значит, иными будут задачи и способы их решения.

Режим развития, или инновационный режим, более, чем другой, требует сознательного управления, специального решения о переходе на новые подходы в работе и новые критерии ее оценки. Основным содержанием этого режима является реализация отдельных экспериментов или целостных программ развития библиотеки (например, программы технической реконструкции библиотеки и перевода ее на новую технологию, перехода библиотеки на новые принципы хозяйствования, обеспечения оптимального соответствия библиотечных фондов информационным потребностям в условиях резкого изменения информационных потребностей, содержания книжного рынка, методов обслуживания пользователей и др.). В этом режиме стабильность, конечно, уменьшается. И здесь заключается одна из главных проблем развигия, один из главных источников инновационного риска: как сохранить устойчивость в

237

процессе изменений, как развиваться, не допуская существенного снижения результатов? Нахождение оптимального равновесия стабильности и обновления и является высшим искусством управления.

Между режимами стационарного и инновационного функционирования лежит переходный период. Он начинается тогда, когда библиотека ставит перед собой новые цели, требующие и . новых средств, способов их достижения. Для этого периода характерна подготовительная работа, включающая: ориентированный анализ ситуации в библиотеке; вычленение приоритетных проблем и их ранжирование по значимости, поиск идей дня решения выявленных проблем и построение из этих идей концепции новой библиотеки; разработку стратегии перехода к ней; постановку новых целей; разработку плана действий, иначе говоря, разработку программы развития библиотеки.

Таким образом, управление развитием — это часть осуществляемой в библиотеке управленческой деятельности, в которой посредством основных функций управления процессами разработки и освоения новшеств обеспечиваются целенаправленность и организованность деятельности библиотечного коллектива по наращиванию ее информационного потенциала, повышению уровня его использования и удовлетворению информационных потребностей пользователей библиотеки.

Главное назначение организации — добиться слаженности всех действий и всех элементов библиотеки, а также взаимодействия с внешней средой. В силу разных причин — внутренних и внешних — деятельность библиотеки отклоняется от плана. Функция регулирования в целом направлена на то, чтобы по возможности нейтрализовать отклонения и обеспечить желаемый ход функционирования библиотеки. Регулирование включает учет и контроль. При учете осуществляются сбор, хранение и обработка информации по показателям, характеризующим деятельность библиотеки, и таким образом выявляются

238 место, характер и причины отклонений. Контроль нацелен на проверку выполнения управленческих решений, на оценку их последствий.

Ядро управления — мотивационный механизм активизации поведения членов трудового коллектива библиотеки на основе их самоорганизации. Мотивация — это регулирование стимулов работников библиотеки, при котором у них возникает желание работать так, чтобы содействовать достижению целей библиотеки. Чувства работников, их настроения, убеждения и т. п. являются специальным и крайне важным объектом управления. Необходимо развивать желания и стремления совместно работать ради цели, осознаваемой теми, кто объединен для библиотечной деятельности. Отсюда воспитание чувства солидарности со всеми остальными, преданности общебиблиотечным интересам; развитие чувства долга; создание условий для непосредственной привлекательности труда.

Таким образом, все функции управления органически взаимосвязаны в его общем цикле. Нормальной является та управленческая деятельность, в которой, во-первых, имеются налицо все перечисленные группы функций; во-вторых, каждая из функций необходима и достаточна для осуществления всех других связанных с ней функций.

Структура управления библиотекой — целостная упорядоченная совокупность относительно самостоятельных частей (подразделений) управления, находящихся в силу взаимодействия в определенных взаимоотношениях. Структура взаимоувязывает различные функции управления в соответствии с целями и задачами деятельности библиотеки. Организационная структура и функции взаимосвязаны и взаимозависимы. Изменение состава функций управления или усиление некоторых из них приводят к соответствующим изменениям в организационной структуре управления, и, наоборот, изменения структуры требуют уточнения или изменения организации выполнения конкретных функций управления. В рамках структуры реализуются методы управления, работают кадры, техника, осуществляются процессы управления, принимаются и реализуются управленческие решения.

Метод управления — это способ осуществления управляющего воздействия или способ реализации (достижения) целей управления библиотекой, т. е. способ осуществления функций управления. Различные методы управления по-разному

239

участвуют в этом осуществлении. Функции выступают в качестве основы, внутреннего момента содержания методов управления. Основные группы методов управления (организационно-распорядительные, экономические, социальнопсихологические) тесно взаимодействуют, дополняя друг друга. Их различие и особенности нельзя доводить до безоговорочного противопоставления, ставить между ними перегородки. Поскольку существует множество факторов как в самой библиотеке, так и во внешней среде, не может быгь одного, 'лучшего" метода управления библиотекой. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

Активизация человеческого фактора достигается разными путями: косвенным — через удовлетворение материальных (экономических) интересов, а также прямым воздействием организационно-административных методов.

В библиотечной практике не всегда соблюдаются требования системного, целостного подхода к управленческой деятельности. Каждая область и часть системы управления выступает сама по себе, как нечто целое и в себе замкнутое, вне общего контекста и связи. Нужно понять управление библиотекой как единый и целостный процесс, где каждая часть работает на другую в тесной связи с ней. Отдельные проблемы управленческого процесса — не самостоятельные единицы, складывающиеся в простую арифметическую сумму. Они объединены не механически, а органически, как части и стороны единого управленческого процесса.

Важным требованием системного подхода является обеспечение соответствия элементов и подсистем библиотеки друг другу. Оно выражается в согласованности всех сторон (процессов) библиотечной деятельности, сбалансированном развитии библиотечных ресурсов в соответствии с основной целевой 'функцией — наиболее полным удовлетворением информационных потребностей. Управление библиотекой невозможно без сознательного установления и поддержания определенных пропорций функционирования различных ее подсистем (соответствие структуры библиотечных ресурсов структуре информационных потребностей; соответствие формирования и использования фондов, технологического процесса предметам труда, библиотечной продукции и

240 услугам; соответствие квалификации работников технологическому процессу и др.). Управление этими и другими пропорциями ставит задачи определения информационных запросов потенциальных и реальных пользователей библиотеки, рациональной структуры библиотечных ресурсов и необходимого объема, а также выбора наиболее эффективных форм и методов информационно-библиотечного обслуживания и организации технологических процессов.

Эти пропорции — не застывшая, статичная категория.

Тесная взаимозависимость отдельных элементов библиотеки означает, что как позитивные, так и негативные процессы по мере своего развития взаимодействуют, все более превращаются во взаимный комплекс, управлять которым возможно лишь целиком, а не по частям. В этих условиях источником эффективной деятельности библиотеки становится согласованность интересов и действий структурных подразделений. Поэтому основу управления составляет выявление и оценка уровня (степени) их согласованности, т. е. сравнение интересов с точки зрения направленности их на общие цели библиотеки.

Вся система методов, показателей, рычагов, стимулов других компонентов управленческого механизма призвана объединить интересы библиотечного работника с интересами подразделения, а интересы последнего — с общими интересами библиотеки. Это согласование производственных интересов на основе единого общебиблиотечного подхода является сквозным" принципом управленческой деятельности. При нарушении этого принципа, деформации любого элемента

241 библиотеки неизбежно нарушаются целостность и работоспособность системы управления.

В системе управления библиотекой осуществляется взаимоотношение управления и самоуправления, т. е. взаимоотношение между внешним и внутренним воздействием на ее деятельность. Библиотечный коллектив не только выполняет полученные задания, но и управляет своей деятельностью. Понять управление без связи с библиотечной деятельностью невозможно. Если нет деятельности, нет управления. При этом управление не находится вне библиотечной деятельности и не воздействует на нее как нечто постороннее. Оно входит в состав деятельности и является ее необходимым атрибутом и функцией. Из этого следует, что нельзя навязывать библиотеке извне "чужую", "инородную" программу деятельности, нельзя освободить ее от необходимости самой вырабатывать такую программу. В результате процесс управления библиотекой выступает как процесс самоуправления своей деятельностью.

Библиотечное самоуправление может быть осуществлено на основе внутренней дисциплины, консенсуса и консолидации, достигаемых работниками библиотеки самостоятельно или под влиянием руководителя. Оно может сообразовываться по целям и мотивам и тем самым, дополняя и усиливая идущие сверху воздействия, помогать ему. Такую разновидность самоуправления назовем кооперативным самоуправлением. Если же присущая ему согласованность не достигается, то самоуправление может быть конфронтационным относительно управления, противостоять ему, что имеет место, когда управление не учитывает интересы и особенности самоуправляемой подсистемы. Мера самоуправления определяется степенью централизации и децентрализации или соотношения между внешним управлением, реализуемым со стороны вышестоящего органа, и внутренним управлением, т. е. самоуправлением, исходящим от собственного управляющего субъекта.

В условиях демократизации библиотечного дела библиотекам предоставляется реальная самостоятельность в вопросах определения состава показателей, форм, методов и организации планирования, а также оперативного регулирования своей деятельности. Основными ячейками самоуправления библиотекой являются трудовой коллектив (общее собрание, совет коллектива) и избираемое коллективом и назначаемое вышестоящим органом руководство библиотеки.

Объем и сложность управленческой деятельности в библиотеке зависят от масштабов ее деятельности, статуса, штата и др.

В небольшой по размерам библиотеке (например, школьной, сельской) объем управления невелик. Управление осуществляет тот же работник, который выполняет библиотечные процессы. С увеличением объема деятельности библиотеки объем управленческих функций достигает размеров, для выполнения которых требуются специальные работники (заведующие библиотекой, отделами, секторами и т. д.). Круг требований для каждой категории руководителей определяется характером решаемых задач. В зависимости от этого изменяются не только требования к объему и содержанию знаний в определенной области библиотечной деятельности, но и соотношение между ними.

Возглавляет, направляет, регулирует деятельность трудового коллектива библиотеки руководитель (директор, заведующий). Он принимает управленческие решения, отвечает за их выполнение, наделен соответствующими полномочиями. Главная задача руководителя — обеспечить общее руководство функционированием библиотеки в целом, координировать действия отдельных ее подразделений, направлять усилия подчиненных на достижение поставленных целей. Руководство охватывает различные виды управленческой деятельности. Главное — добиться слаженности всех действий и всех элементов библиотеки: рациональной производственной структуры, организации труда, обеспечения всеми видами ресурсов, взаимодействия с внешней средой, создания благоприятных условий персоналу для творческой эффективной работы.

Руководитель выполняет многообразные, но взаимодополняющие функции: администратора, организатора, специалиста, общественного деятеля, воспитателя. Все эти функции в деятельности руководителя реализуются так тесно, что не всегда различимо, когда одна переходит в другую, но тем не менее они относительно самостоятельны. В роли администратора руководитель осуществляет функции распорядительства, кадровой политики и др.; в роли организатора — определяет, координирует действия подчиненных, определяет необходимые методы и ресурсы; в роли специалиста — анализирует и контролирует ход реализации задачи, проводит квалификационный инструктаж по производственным вопросам, совещания и т. д. Как общественный деятель руководитель выполняет представительские функции, участвует в работе библиотечных и небиблиотечных общественных организаций; в качестве воспитателя — руководит людьми, а не только производственным процессом, воздействует на подчиненных не силой приказа, а силой убеждения и примера.

В управлении библиотекой широко используются методы самоуправления трудового коллектива. Можно выделить несколько его ступеней. Низшая ступень — это совещательная форма участия трудового коллектива библиотеки в управлении, когда работники получают возможность обсуждать проекты управленческих решений, высказывать критические замечания, вносить собственные предложения и т. п. При этом право окончательного решения остается за руководителем (администрацией). Значение данной формы в том, что она обеспечивает возможность обратной связи руководства с коллективом, но реальное участие последнего в процессе управления весьма ограничено.

Следующая ступень связана с прямым участием работников в принятии управленческих решений, хотя их полномочия и мера ответственности остаются ограниченными. Например, практика заключения коллективных договоров, участие в работе различных комиссий, готовящих проекты решений, что существенно повышает взаимную ответственность сторон и способствует эффективной реализации принятых решений.

Наконец, наиболее зрелой ступенью участия коллектива в управлении является производственное самоуправление, которое охватывает уже не отдельные стадии управленческого цикла, а весь процесс, обеспечивая решающую роль трудового коллектива в подготовке, утверждении и практической реализации решений по основным направлениям его деятельности: выборность руководителей, развитие договорных отношений трудового коллектива с органами административного управления, совет трудового коллектива, решающий перспективные вопросы развития библиотеки, социальные вопросы жизни коллектива, заслушивает отчеты руководителей. Однако и в условиях самоуправления руководитель играет ведущую роль в формировании и развитии коллектива библиотеки, он действует, опираясь на авторитет и поддержку коллектива.