Вопрос 28. Документационное обеспечение управления библиотекой

/. Основные положения--! -| | I ?[ -| 4-

Щ шгЬиизаципнна-правпвы^ ^дкумекгЬг^ ; Г [ ! }

Плапмъ^документьг-- г~| т-|—}—г-~

Ш - [ -I • 1| 1 1 -1-1 | 4

5.1 Справочно -информацпонныеитравб^нС-!~п~[ -4-4-ЗфалцфЬнескые документы!

'рХ^ЩШпая дФкуШЧЩшм

Т-Г

'?4-+- 1.

В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления.

Документы, применяемые в этих целях, принято называть управленческими документами.

Создание (издание), движение документов и организация работы с ними относятся к области частного документоведения и определяются как делопроизводство и документооборот.

Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот (ДО) и входят в состав системы документационного обеспечения управления (СДОУ) или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Организация ДО любой библиотеки — функция административно-управленческого персонала.

В управлении библиотекой должны использоваться документные материалы типового и ведомственного характера, относящиеся к подзаконным актам (уставы, положения, приказы, инструкции, правила и т. п.).

Документ, участвующий в процессе управления, — это конечная форма управленческого решения.

Номенклатура (перечень) всех известных типов, видов и разновидностей документов прямо зависит от объема деятельности библиотеки, отчасти от ее типа и вида, формы собственности, ведомственной принадлежности и т. п. В ДОУ любой библиотеки используются документы, определяемые общим признаком (основанием) их классификации. а

именно: ?

бумажные и небумажные (в зависимости от формы носителя); ?

письменные, рукописные, машинописные; ?

официальные, личные и личного происхождения; ?

архивные и т. п.

УД включает следующие унифицированные системы документации (УСД)]: ?

организационно-распорядительной (УС ОРД); ?

банковской (УС БД); ?

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской бюджетных учреждений и организаций (УС БДБО); ?

отчетно-статистической (УС ОСД); ?

учетной и отчетной бухгалтерской предприятий (УС УОБД); ?

по труду (УСДТ); ?

Пенсионного фонда РФ (УС ДПФ); ?

внешнеторговой (УС ВТД).

В ДО используются следующие системы документации: ?

организационно-правовая; ?

плановая; ?

распорядительная; ?

справочно-информационная и справочно-аналитическая; ?

отчетная. 2.

Основная цель разработки ОПД — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки.

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов (ОПД), содержащих прав шт. нормы, положения. устанавливающие: статус библиотеки;

ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия.

1 Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКОН-93.

К ОПЛ относятся. ?

устав библиотеки (например, Устав ЦБС) — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения; ?

положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и ир.) — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы); регламенты работы персонала;

штатное расписание — правовой акт, определяющий струк- туру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных библиотеках — с указанием разряда по Единой тарифной сетке);

должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника. Структура должностной инструкции: •

общие положения; •

должностные обязанности; •

права; •

ответственность; •

взаимоотношения.

Процесс планирования деятельности библиотеки фиксируются в плановых документах (ПЛ):

планах (план работы библиотеки на определенный период времени, сводный план, координационный план, перспективный план и т. п.) — документах, устанавливающих перечень мероприятий, последовательность их исполнения, объем (в тех или иных единицах измерения), сроки и ответственных исполнителей;

программах — содержат обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности; графиках;

схемах (например, блок-схема библиотечного технологического процесса или цикла) и пр.

По уровню разработки ПЛ могут быть: федеральными (всероссийскими); отраслевыми; ?

территориальными (региональными); ?

документами отдельной библиотеки. 4.

Независимо от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов (РД).

Основное назначение РД — регулирование деятельности.

С точки зрения сферы своего действия РД делятся на правовые акты, действующие на уровне. ?

федеральном; ?

субъектов РФ; ?

отрасли или ведомства; ?

отдельной организации, предприятия, учреждения, фирмы.

Основанием для издания РД могут являться различные документы из состава других систем документации: ?

заявления; ?

докладные записки; ?

справки; ?

предложения; ?

заключения; ?

акты; ?

деловые (служебные) письма.

Практика управления библиотечными системами разного уровня оперирует РД второго порядка — приказами, указаниями и распоряжениями.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач.

Различаются приказы: по организационным вопросам; основной деятельности; личному составу (кадровые).

Распоряжение как правовой акт может издаваться руководителем библиотеки только по вопросам частного характера.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно

по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов яънпой или вышестоящей организации. 5.

Справочно-информационные документы (СИД): ?

протокол; ?

докладная записка; ?

предложение; ?

объяснительная записка; ?

заявление; ?

представление; ?

служебная переписка.

Данные документы содержат текст других документов (например, делового письма, телеграммы, телефонограммы, факсо- граммы, электронного сообщения и т. п.).

Другую подгруппу составляют справочно-аналитические документы (САД): ?

акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий; ?

справка; ?

сводка; ?

заключение; ?

отзыв; ?

список; ?

перечень и пр., которые также имеют место в ДОУ библиотекой в той или иной степени.

Особое место в составе документов данной типовой группы занимают договоры.

Разновидности актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытания (образцов, систем, технологий); приема-сдачи или приема-передачи (дел);

ревизии, инвентаризации, расследования аварий, происшествий, несчастных случаев; ликвидации организации;

списания (материальных ценностей, например книг и других материалов из фонда или имущества библиотеки) и т. д.

Обтае требования к содержательной Форме разновидностей актов-. ?

должны не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения; ?

составляются коллегиально, комиссией — "инициативной группой" (не менее двух составителей). Эта комиссия должна быть составлена и уполномочена соответствующим распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Обязательными реквизитами акта являются: ?

название вида документа; ?

дата и номер документа; ?

место составления; ?

заголовок к тексту; ?

отметка о наличии приложений; ?

подписи; ?

гриф утверждения. 6.

Отчетную документацию (ОД) составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени.

Установленный в Российской Федерации период отчетности составляет год, полугодие, квартал, месяц, декаду.

ОЛ включает отчетность: государственную статистическую; ведомстве нную; внутриучрежденческую.

Оформление документов, обеспечивающих контакты с зарубежными партнерами (в частности, служебная переписка), осуществляется по нормам международного стандарта, разработанного Международной организацией стандартизации (180).

Стандартами /50 определены обише правою подготовки и оформления документов, в том числе установлены: формат листа бумаги для документов; межстрочные интервалы и шаг письма;

формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов; ?

основные требования и бланки документов и т. п. 1.

Нормирование помогает'. ?

выявить потери и нерациональные затраты рабочего времени; ?

определить необходимый штат для конкретного структурного подразделения в соответствии с объемом возложенных на него поручений и затрат времени на их реализацию; ?

правильно решать вопросы разделения труда между сотрудниками и структурными подразделениями; ?

составить научно обоснованный план работы библиотеки или структурного подразделения; ?

объективно оценить работу отдельного сотрудника, отдела, филиала библиотеки.

В основе нормирования лежит изучение затрат рабочего времени, которое в/аючает время ?

подготовительной работы, затрачиваемое на подготовку рабочего места, материалов и оборудования, необходимых для выполнения основной работы; ?

основной работы, затрачиваемое непосредственно на осуществление технологической операции; ?

для работ, не предусмотренных плановым заданием (случайные, непредвиденные); ?

заключительной работы, необходимое для приведения в порядок рабочего места, обработки данных текущего статистического учета, записей в дневнике работы; ?

на повышение квалификации, необходимое для изучения профессиональной литературы, участия в научно-практических конференциях, семинарах, курсах; ?

организационно-административной работы, затрачиваемое на организацию производственных циклов и управление технологическими процессами.

В основе расчета всех затрат труда лежит норма времени, представляющая собой регламентированную величину, показывающую, какое количество времени необходимо для выполнения конкретной технологической операции.

Норма выработки является производной от нормы времени и показывает объем работы по конкретной операции, который должен быть выполнен за единицу времени (как правило, в час).

Нормы по своему характеру могут быть:

укрупненными — на весь технологический процесс ("суммарными); расчлененными — на каждую технологическую операцию.

Межотраслевые нормы.

разрабатываются централизованно на однотипные работы, выполняемые в различных библиотеках при относительно одинаковых организационно-технологических условиях; отличаются высокой степенью обоснованности; обеспечивают единство в определении меры труда для библиотекарей, работающих в разных библиотеках.

К причинам невыполнения межотраслевых норм следует отнести: низкий профессиональный уровень библиотекарей; недостатки в организации технологических процессов и операций; брак при выполнении отдельных процессов и операций; технологические условия, отличающиеся от типовых (например, нестандартные стеллажи, что не позволяет выполнить норму при расстановке книг).

Установление норм, а также проверка их выполнения в библиотеке базируются на двух основных методах. статистическом; аналитическом.

В основе статистического метода лежит учет объема выполненной работы по каждому процессу или операции и затраченного времени. Ведется такой учет путем фотографии или са- мофотографии рабочего дня.

Сущность аналитического метода заключается в том, что нормируемый процесс разделяется на отдельные операции, а в необходимых случаях и на их элементы, и норма устанавливается на основе всестороннего изучения каждой операции и ее элементов и их рационализации.

В результате такого анализа: ?

выявляются возможности рационализации изучаемого процесса или операции; ?

факторы, влияющие на время выполнения операции, ее ускорение или замедление; ?

потери рабочего времени вследствие недочетов в организации технологии выполнения операции.