Вопрос 12. Учет, обработка и размещение библиотечного фонда
1. Учет фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.
Учет фонда отражает: ?
динамику развития фонда: его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления; ?
величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов; ?
местонахождение каждого документа.
Особенность учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.
Процесс учета библиотечного фонда включает ?
прием документов, их маркировку; ?
регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии; ?
проверку наличия документов в фонде.
Система учета включает ?
внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда; ?
государственный статистический учет библиотечного фонда по форме "6-НК"; ?
особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных документов, находящихся в фонде библиотек).
Объектами учета библиотечного фонда являются документы независимо от их вида и материальной основы.
Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов ЯВЛЯЮТСЯ: ?
название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления; ?
экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Дополнительными единицами учета фонда являются: ?
годовой комшект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда; ?
метрополка — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями и другими документами; ?
переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда. 2.
Различают два вида учета: ?
суммарный (или интегрированный) — учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.
п.); ?индивидуальный (или дифференцированный) — учет каждого конкретного экземпляра или названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе на все время его нахождения в фонде библиотеки. Формами индивидуального учета документов являются: •
книжная (инвентарная книга);
. карточная (карточка учетного каталога); •
листовая (лист актового учета);
. регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).
Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов.
Проверка фонда — это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде.
Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.
Обязательная проверка библиотечного фонда производится: при смене материально-ответственного лица; выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду; реорганизации и ликвидации библиотеки.
Проверка (Ьондов осуществляется в следующие сроки: ?
наиболее ценных, хранящихся в сейфах, — ежегодно; ?
редчайших — 1 раз в 3 года; ?
ценных — 1 раз в 5 лет; ?
(}юндов библиотек: •
до 100 тыс. уч. ед. — 1 раз в 5 лет; •
от 100 до 200 тыс. уч. ед. — 1 раз в 7 лет;
. от 200 тыс. до 1 млн уч. ед. — 1 раз в 10 лет; •
свыше 1 млн уч. ед. — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет. 3.
За учетом следует обработка документов — комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.
Учтенный и обработанный фонд нуждается в размещении.
Размещение фонда — это пространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и по структурным подразделениям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов и хранения.
В рамках отдельно взятой библиотеки размещение фонда подразумевает физическое объединение учтенных и обработанных документов в систематизированную коллекцию и ее расположение в здании (помещении) библиотеки.
Разделение фонда на относительно автономные составные часты Сподфонды) позволяет обеспечить? ?
качественное, гибкое и быстрое обслуживание абонентов (так как документы выдаются из меньших по объему фондов); учет, обработку фонда, исходя из его особенностей', возможность изучения фонда сотрудниками библиотеки — хранителями и работниками фондов.
Признаки структуризации фонда: ?
принадлежность к структурному подразделению библиотеки (например, фонд абонемента, читального зала, отдела искусств, медиатеки и т.
д.); ?вид документа (подфонд журналов, нот, игр и т. д.); ?
язык, время издания, жанр и др.
Расстановка документов непосредственно на библиотечных полках — завершающий этап размещения фондов.
Под расстановкой библиотечного фонда понимают: ?
порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда; ?
библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на полках фондохранилища в соответствии с шифрами их хранения.
Епминшот. иассжаиоехк- ?
содержательного типа — к таким расстановкам относятся: •
систематическая — при такой расстановке документы расставляются по отраслям знаний, а внутри — по алфавиту авторов или заглавий. Систематический порядок устанавливается в соответствии с таблицами библиотечной классификации, применяемой в данной библиотеке; •
тематическая - применяют, когда необходимо собрать документы различных отраслей знаний и разных видов в рамках определенной темы; •
предметная; ?
формального типа — к таким расстановкам относятся: •
алфавитная; •
географическая; •
хронологическая; •
языковая; •
форматная; •
нумерационная. * 45
Для организации фонда открытого доступа используются различные тематические комплексы:
страноведческий комплекс, собирающий литературу по экономике, политике, истории, географии, флоре и фауне, культуре и искусству определенной страны;
комплекс "Дом. Быт. Семья. Досуг", собирающий литературу по семейному воспитанию, домоводству, рукоделию, семейному досугу, оздоровлению, различным любительским занятиям. 4.
Сохранение фондов — единый и непрерывный процесс, который обеспечивает целостность и безопасные условия хранения документов в фонде с момента их поступления в библиотеку.
На физическое состояние документа влияют следующие группы факторов:1 ?
атмосферные. Фонды библиотек, расположенные в городах, подвергаются значительным химическим воздействиям в результате роста загрязненности воздуха пылью, аэрозолями, различными газами и другими отходами, связанными с хозяйственной деятельностью человека, которые усиливают старение бумаги; ?
волновой энергии.
К ним относится магнитное поле, тепловое и световое излучения и друтие виды энергии. Наиболее заметно влияние светового излучения. Ультрафиолетовые лучи вызывают усиление старения материальной основы документа (МОД); ?биологические: бактерии, грибы, насекомые, грызуны. Их развитие всегда сопряжено с нарушением режима хранения. Наиболее частыми являются повреждения, наносимые документам микроскопическими грибами и насекомыми. При неблагоприятных условиях (соответствующих температуры и влажности) грибы способны поражать книги в течение нескольких суток и наносить большой ущерб, разрушая все без исключения материалы. Не менее вредно занесение в помещение библиотеки насекомых, личинки которых поедают бумагу; ?
экстремальные ситуации. Особенно губительно воздействие на фонды библиотек стихийных бедствий, катастроф, комплексных аварийных ситуаций. Речь здесь может идти об общих универсальных программах предотвращения аварийных ситуа ций и о частных конкретных мерах в случае их наступления. Из всех экстремальных ситуаций самыми опасными для библиотек являются пожары.
В целях противопожарной защиты необходимы следующие профилактические меры. ?
правильное проектирование и строительство библиотечных зданий; ?
помещение библиотеки должно отвечать требованиям пожарной безопасности.
Для хранения документов на нитроцеллюлозной или иной полимерной основе температура должна составлять +10—15 “ С и влажность — 20—30%.
Контроль температурно-влажностного режима осуществляется с помощью психометров и гигрометров различного типа.
Повысить влажность воздуха можно с помощью испарения воды из сосудов, укрепленных на радиаторах отопления, и влажной уборки помещения.
Зашита от механического воздействия осуществляется посредством изоляции документа от внешней среды путем: переплета;
помещения документа в специальные коробки из бескислотного картона;
герметичного инкапсулирования документа.
Защита от физико-химического воздействия происходит: нейтрализацией кислотности материальной основы документа путем пропитки ее щелочными соединениями; промыванием документов дистиллированной водой; другими способами.
Реставрация — это восстановление физической ценности ветхого или поврежденного документа.
Процесс реставрации представляет собой обеспечение сохранности наиболее ценной части фонда.
Наиболее распространенные виды ремонта: вклейка выпавших листов; ремонт переплета.
Данная работа проводится постоянно и отражается в плане библиотеки или специальном паспорте сохранности фонда, который содержит сведения, отражающие: ?
параметры помещения библиотеки;
освещение;
состояние здания - безопасность, освещение, отопление и тл.; ?
очевидность наличия насекомых, грибков, грызунов; ?
обеспечение социальной сохранности (воровство и вандализм).
Проблемы обеспечения сохранности библиотечных фондов можно решить комплексно на общенациональном уровне, в рамках единой государственной программы, рассчитанной на 10 лет и включающей в себя такие основные направления ко к:. ?
консервация библиотечных фондов; ?
создание страхового фонда документов библиотек и сохранение информации; ?
сохранение библиотечных фондов в процессе использования; ?
учет библиотечных фондов; ?
кадровое обеспечение процессов сохранения фондов; ?
иные.
Вопрос
1.
Каталогизация — это совокупность процессов, обеспечивающих создание и функционирование библиотечных катсиюгов.
Функционирование библиотечных каталогов представляет собой совокупность расположенных по определенным правшам библиографических записей, раскрывающих состав и содержание фонда библиотеки.
Каталогизаиия включает процессы: аналитико-синтетической обработки документов; организации, ведения и редактирования каталогов и управления системой каталогов и технологическими процессами каталогизации.
Обработка документов может производиться самой библиотекой или централизованно — в методических центрах или под их руководством — для использования в сети библиотек или информационных центров.
Результаты централизованной каталогизации могут быть представлены:
на магнитных лентах; дискетах;
компакт-дисках; других носителях информации.
К важнейшим процессам каталогизации относится. составление библиографического описания;
систематизация и предметизация, которые являются процессами аналитико-синтетической обработки документов. 2.
Библиографическое описание — совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по правилам, установленным ГОСТ 7.1-84 "Библиографическое описание документа".
Объектом составления описания может быть издание в целом, его часть или группа документов.
В зависимости от объекта различают описание-. ?
монографическое — описание однотомного издания или одного тома многотомного или сериального издания, состоящего из одной части; ?
аналитическое — описание составной части документа, включающее сведения о составной части и об издании, в котором она опубликована; ?
сводное библиографическое — описание многотомного или сериального издания в целом или нескольких входящих в него томов, выпусков, номеров и т. п., которое состоит из двух частей: •
общей части;
. спецификации.
Наиболее полным источником описания является титульный лист изданий.
Описание состоит из элементов, объединенных в области.
Элементы библиографического описания — это лексические единицы (слово, словосочетание, цифры и др.), содержащие библиографические сведения.
Область библиографического описания — это структурная единица, содержащая один или несколько функционально однородных элементов.
Библиографическое описание включает: ?
обязательные элементы — отражают сведения, обеспечивающие идентификацию документа; ?
факультативные элементы — содержат дополнительную информацию о документе,_ его содержании, читательском назначении и т.
д. В зависимости от полноты приведения элементов библиографическое описание может быть: ?полным — включает обязательные и все факультативные элементы; ?
расширенным — состоит из обязательных и одного или нескольких факультативных элементов; ?
кратким — включает только обязательные элементы.
В описании используются разделительные знаки, которые идентифицируют области и элементы.
Библиографическое описание является основой библиографической записи, которая формируется в процессе создания каталогов.
Каждое издание в алфавитном каталоге может быть представлено одной или несколькими библиографическими записями, одна из которых является основной, остальные — добавочные.
Основная библиографическая запись содержит наиболее полные сведения, необходимые для идентификации и поиска издания.
Добавочная библиографическая запись расширяет поиск издания по элементам, отличающимся от того, с которого начинается основная запись. 3.
Систематизация — это отражение содержательных и формальных признаков доку мента в виде классификационных индексов.
Объектом систематизации может быть отдельное произведение печати, его часть или совокупность однородных документов.
Систематизация состоит из взаимосвязанных и последовательно выполняемых процессов: ?
анализ содержания документов как объекта систематизации; ?
выявление и отбор смысловых компонентов (понятий) в содержании документа и соотнесение их с индексами основных и вспомогательных таблиц (типовыми разделами в ББК или определителями в УДК); ?
принятие югассификационного решения, которое выражают одним или несколькими классификационными индексами, составляющими полный индекс; ?
на основе принятого классификационного решения формулируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя (АПУ) к СК; ?
редактирование классификационных индексов и предметных рубрик АПУ; ?
оформление классификационного решения на карточке, в источнике или в машиночитаемом виде при вводе в базу данных с одновременным введением рубрики в АП У и систематическую контрольную картотеку (СКК).
Классификационное решение выражают с помощью следующих индексов'. ?
полочного, который определяет место документа на полке. Полочный индекс приводят в левом верхнем углу каждой карточки; ?
каталожного, который определяет место библиографической записи в каталоге. Каталожный индекс проставляют в нижнем левом углу каждой карточки; ?
полного, который представляет собой совокупность всех каталожных индексов для данного документа, его поисковый образ (ПОД). Полный индекс указывает, в каких делениях отражается данный документ при многократном тиражировании и сколько экземпляров карточек (основной и дополнительных) необходимо для включения в систематический каталог. Полный индекс размещают в правом нижнем углу карточки систематического каталога.
Сочетание полочного индекса и авторского знака — условного обозначения фамилии автора или первого слова заглавия документа — является шифром хранения документа, т. е. условным обозначением места хранения документа в фонде при систематической расстановке.
При систематизации используются индексы карточек централизованной каталогизации, которые сверяют с рабочими таблицами и, при необходимости, дополняют, уточняют или сокращают.
В отделе каталогизации формируется фонд справочных изданий, в соотвв котцого входят: ?
универсальные и отраслевые энциклопедии; ?
толковые и терминологические словари; ?
двуязычные словари; ?
географические атласы; ?
справочники; ?
словари нормализованной терминологии — отраслевые рубрикаторы, словари предметных рубрик и тезаурусы.
? 300 Общественные науки; ?
400 Язык; ?
500 Естественные науки и математика; ?
600 Техника (Прикладные науки); ?
700 Искусство. Изобразительное и декоративное искусство; ?
800 Литература и риторика; ?
900 География и история.
Каждый из 10 основных отделов делится на 10 подразделов, каждый из которых, в свою очередь, делится на 10 подразделов, и т. д.
В десятичной классификации М. Дьюи (ДКД) последовательно проведены стандартизации: ?
формализованных делений (литературной формы, вида и типа издания и др.), например индекс 03 обозначает словари, 05 — периодические издания, которые присоединяются к любому индексу основных таблиц; ?
лингвистических, этнических и географических делений.
Достоинствами ЛКЛ являются: ?
принцип "децимализма ” (десятичности), обеспечивающий мне- моничность индексов и "растяжимость” классификации, т. е. ее способность включать новые понятия без нарушения общей структуры; ?
хорошие комбинационные возможности благодаря использованию системы типовых делений. 3.
УДК является универсальным международным средством систематизации, в первую очередь благодаря ее десятичной индексации.
УДК состоит- ?
из основных таблиц — содержат индексы понятий, специфичных для той или иной отрасли знания; ?
вспомогательных таблиц определителей — включают общие определители — индексы повторяющихся понятий, общих для всех или многих отделов, а также специальные определители, характерные для того или иного отдела; ?
знаков (математических символов) для образования индексов новых понятий; ?
алфавитно-предметного указателя — алфавитного перечня рубрик, отражающих индексы основных таблиц и общих определителей. Индексы УДК проставляются на каталожных карточках
Книжной палаты, в государственных библиографических указателях, а в книгах по естественным и техническим наукам приводятся на обороте титульного листа. Индексы УДК проставляются также в изданиях всероссийских и отраслевых органов НТИ; ?
методических рекомендаций по систематизации.
Система таблиц УДК включает таблицы: ?
полные — включают все разделы по естественным и техническим наукам; ?
отраслевые — содержат индексы определенной отрасли и выборочно-смежные разделы; ?
сокращенные — включают индексы всех отраслей в одном томе и предназначены для небольших справочно-информационных фондов.
В УДК сохранен основной ряд ДКД, но изменена нотация первой и второй ступени деления.
УАК включает следующие отделы, обозначенные арабскими цифрами (от 0 до 9): ?
Общий отдел; ?
Философия. Психология; ?
Религия. Теология; ?
Общественные науки; ?
Математика. Естественные науки; ?
Прикладные науки. Медицина. Техника; ?
Искусство. Декоративно-прикладное искусство; ?
Языкознание. Художественная литература. Литературоведение; ?
География. Биографии. История. 4.
Предметизация документов подразумевает интеллектуальный или автоматический анализ содержательных и формальных признаков документа с целью его свертывания и отражения в поисковой системе с помощью языка предметных рубрик (ЯПР).
Объектом предметизации является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов.
Предметы и явления действительности, получившие содержательное отражение в документе с помощью знаков естественного языка, называют предметом документа
Процесс предметизаиии состоит из нескольких операций'. ?
отбор документов, библиографические записи которых будут включены в предметный каталог; ?
анализ содержания и формы документа с целью определения предмета, аспектов его рассмотрения и выявления связи между ними в тексте; ?
выбор смысловых компонентов (терминов) и формулировка из них рубрик, отражающих выявленные связи; ?
стандартизация формулировки рубрик с помощью словарей предметных рубрик (или других пособий, например тезаурусов); ?
редактирование рубрик, т. е. проверка их соответствия правилам предметизации и нормативным документам; ?
написание рубрик на каталожных карточках или их ввод в базу данных. 5.
Язык предметных рубрик — искусственный информационнопоисковый язык, созданный на основе естественного языка, отвечающий требованию однозначности.
Структурной единицей ЯПР являются предметные рубрики, которые включают в свой состав лексические единицы — слова или словосочетания, выражающие понятия для описания содержательных и формальных признаков документов или запросов.
Лексические единицы ЯПР. ?
предметный заголовок — это первый компонент сложной предметной рубрики, который включает на1шенование предмета документа; ?
подзаголовки (подрубрики) — выделяют тематические, географические, формальные и хронологические подзаголовки.
При создании ЯПР необходимо выполнить ряд приемов формализации. ?
устранить синонимию, омонимию, полисемию естественного языка; ?
выбрать ведущее слово и подзаголовок, если они выражены словосочетаниями; ?
сформулировать сложные предметные рубрики, пользуясь правилами синтаксиса ЯПР.
В структуру языка предметных рубрик входит ссылочносправочный аппарат, фиксирующий парадигматические (логические и ассоциативные) отношения — внеконтекстные смысловые отношения между предметными рубриками.
Рубрики располагаются в алфавитном порядке.
Еще по теме Вопрос 12. Учет, обработка и размещение библиотечного фонда:
- Вопрос 12. Учет, обработка и размещение библиотечного фонда
- 2.1. Воздействие экономических процессов на человеческие ресурсы малых городов
- Наукоемкое производство