Вопрос 12. Учет, обработка и размещение библиотечного фонда

1. Учет фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Учет фонда отражает: ?

динамику развития фонда: его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления; ?

величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов; ?

местонахождение каждого документа.

Особенность учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

Процесс учета библиотечного фонда включает ?

прием документов, их маркировку; ?

регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии; ?

проверку наличия документов в фонде.

Система учета включает ?

внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда; ?

государственный статистический учет библиотечного фонда по форме "6-НК"; ?

особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников; архивных документов, находящихся в фонде библиотек).

Объектами учета библиотечного фонда являются документы независимо от их вида и материальной основы.

Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов ЯВЛЯЮТСЯ: ?

название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления; ?

экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

Дополнительными единицами учета фонда являются: ?

годовой комшект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда; ?

метрополка — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями и другими документами; ?

переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда. 2.

Различают два вида учета: ?

суммарный (или интегрированный) — учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.

индивидуальный (или дифференцированный) — учет каждого конкретного экземпляра или названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе на все время его нахождения в фонде библиотеки. Формами индивидуального учета документов являются: •

книжная (инвентарная книга);

. карточная (карточка учетного каталога); •

листовая (лист актового учета);

. регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов.

Проверка фонда — это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде.

Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом.

Обязательная проверка библиотечного фонда производится: при смене материально-ответственного лица; выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду; реорганизации и ликвидации библиотеки.

Проверка (Ьондов осуществляется в следующие сроки: ?

наиболее ценных, хранящихся в сейфах, — ежегодно; ?

редчайших — 1 раз в 3 года; ?

ценных — 1 раз в 5 лет; ?

(}юндов библиотек: •

до 100 тыс. уч. ед. — 1 раз в 5 лет; •

от 100 до 200 тыс. уч. ед. — 1 раз в 7 лет;

. от 200 тыс. до 1 млн уч. ед. — 1 раз в 10 лет; •

свыше 1 млн уч. ед. — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет. 3.

За учетом следует обработка документов — комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.

Учтенный и обработанный фонд нуждается в размещении.

Размещение фонда — это пространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и по структурным подразделениям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов и хранения.

В рамках отдельно взятой библиотеки размещение фонда подразумевает физическое объединение учтенных и обработанных документов в систематизированную коллекцию и ее расположение в здании (помещении) библиотеки.

Разделение фонда на относительно автономные составные часты Сподфонды) позволяет обеспечить? ?

качественное, гибкое и быстрое обслуживание абонентов (так как документы выдаются из меньших по объему фондов); учет, обработку фонда, исходя из его особенностей', возможность изучения фонда сотрудниками библиотеки — хранителями и работниками фондов.

Признаки структуризации фонда: ?

принадлежность к структурному подразделению библиотеки (например, фонд абонемента, читального зала, отдела искусств, медиатеки и т.

вид документа (подфонд журналов, нот, игр и т. д.); ?

язык, время издания, жанр и др.

Расстановка документов непосредственно на библиотечных полках — завершающий этап размещения фондов.

Под расстановкой библиотечного фонда понимают: ?

порядок расположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикой обслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда; ?

библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на полках фондохранилища в соответствии с шифрами их хранения.

Епминшот. иассжаиоехк- ?

содержательного типа — к таким расстановкам относятся: •

систематическая — при такой расстановке документы расставляются по отраслям знаний, а внутри — по алфавиту авторов или заглавий. Систематический порядок устанавливается в соответствии с таблицами библиотечной классификации, применяемой в данной библиотеке; •

тематическая - применяют, когда необходимо собрать документы различных отраслей знаний и разных видов в рамках определенной темы; •

предметная; ?

формального типа — к таким расстановкам относятся: •

алфавитная; •

географическая; •

хронологическая; •

языковая; •

форматная; •

нумерационная. * 45

Для организации фонда открытого доступа используются различные тематические комплексы:

страноведческий комплекс, собирающий литературу по экономике, политике, истории, географии, флоре и фауне, культуре и искусству определенной страны;

комплекс "Дом. Быт. Семья. Досуг", собирающий литературу по семейному воспитанию, домоводству, рукоделию, семейному досугу, оздоровлению, различным любительским занятиям. 4.

Сохранение фондов — единый и непрерывный процесс, который обеспечивает целостность и безопасные условия хранения документов в фонде с момента их поступления в библиотеку.

На физическое состояние документа влияют следующие группы факторов:1 ?

атмосферные. Фонды библиотек, расположенные в городах, подвергаются значительным химическим воздействиям в результате роста загрязненности воздуха пылью, аэрозолями, различными газами и другими отходами, связанными с хозяйственной деятельностью человека, которые усиливают старение бумаги; ?

волновой энергии.

биологические: бактерии, грибы, насекомые, грызуны. Их развитие всегда сопряжено с нарушением режима хранения. Наиболее частыми являются повреждения, наносимые документам микроскопическими грибами и насекомыми. При неблагоприятных условиях (соответствующих температуры и влажности) грибы способны поражать книги в течение нескольких суток и наносить большой ущерб, разрушая все без исключения материалы. Не менее вредно занесение в помещение библиотеки насекомых, личинки которых поедают бумагу; ?

экстремальные ситуации. Особенно губительно воздействие на фонды библиотек стихийных бедствий, катастроф, комплексных аварийных ситуаций. Речь здесь может идти об общих универсальных программах предотвращения аварийных ситуа ций и о частных конкретных мерах в случае их наступления. Из всех экстремальных ситуаций самыми опасными для библиотек являются пожары.

В целях противопожарной защиты необходимы следующие профилактические меры. ?

правильное проектирование и строительство библиотечных зданий; ?

помещение библиотеки должно отвечать требованиям пожарной безопасности.

Для хранения документов на нитроцеллюлозной или иной полимерной основе температура должна составлять +10—15 “ С и влажность — 20—30%.

Контроль температурно-влажностного режима осуществляется с помощью психометров и гигрометров различного типа.

Повысить влажность воздуха можно с помощью испарения воды из сосудов, укрепленных на радиаторах отопления, и влажной уборки помещения.

Зашита от механического воздействия осуществляется посредством изоляции документа от внешней среды путем: переплета;

помещения документа в специальные коробки из бескислотного картона;

герметичного инкапсулирования документа.

Защита от физико-химического воздействия происходит: нейтрализацией кислотности материальной основы документа путем пропитки ее щелочными соединениями; промыванием документов дистиллированной водой; другими способами.

Реставрация — это восстановление физической ценности ветхого или поврежденного документа.

Процесс реставрации представляет собой обеспечение сохранности наиболее ценной части фонда.

Наиболее распространенные виды ремонта: вклейка выпавших листов; ремонт переплета.

Данная работа проводится постоянно и отражается в плане библиотеки или специальном паспорте сохранности фонда, который содержит сведения, отражающие: ?

параметры помещения библиотеки;

освещение;

состояние здания - безопасность, освещение, отопление и тл.; ?

очевидность наличия насекомых, грибков, грызунов; ?

обеспечение социальной сохранности (воровство и вандализм).

Проблемы обеспечения сохранности библиотечных фондов можно решить комплексно на общенациональном уровне, в рамках единой государственной программы, рассчитанной на 10 лет и включающей в себя такие основные направления ко к:. ?

консервация библиотечных фондов; ?

создание страхового фонда документов библиотек и сохранение информации; ?

сохранение библиотечных фондов в процессе использования; ?

учет библиотечных фондов; ?

кадровое обеспечение процессов сохранения фондов; ?

иные.

Вопрос

1.

Каталогизация — это совокупность процессов, обеспечивающих создание и функционирование библиотечных катсиюгов.

Функционирование библиотечных каталогов представляет собой совокупность расположенных по определенным правшам библиографических записей, раскрывающих состав и содержание фонда библиотеки.

Каталогизаиия включает процессы: аналитико-синтетической обработки документов; организации, ведения и редактирования каталогов и управления системой каталогов и технологическими процессами каталогизации.

Обработка документов может производиться самой библиотекой или централизованно — в методических центрах или под их руководством — для использования в сети библиотек или информационных центров.

Результаты централизованной каталогизации могут быть представлены:

на магнитных лентах; дискетах;

компакт-дисках; других носителях информации.

К важнейшим процессам каталогизации относится. составление библиографического описания;

систематизация и предметизация, которые являются процессами аналитико-синтетической обработки документов. 2.

Библиографическое описание — совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по правилам, установленным ГОСТ 7.1-84 "Библиографическое описание документа".

Объектом составления описания может быть издание в целом, его часть или группа документов.

В зависимости от объекта различают описание-. ?

монографическое — описание однотомного издания или одного тома многотомного или сериального издания, состоящего из одной части; ?

аналитическое — описание составной части документа, включающее сведения о составной части и об издании, в котором она опубликована; ?

сводное библиографическое — описание многотомного или сериального издания в целом или нескольких входящих в него томов, выпусков, номеров и т. п., которое состоит из двух частей: •

общей части;

. спецификации.

Наиболее полным источником описания является титульный лист изданий.

Описание состоит из элементов, объединенных в области.

Элементы библиографического описания — это лексические единицы (слово, словосочетание, цифры и др.), содержащие библиографические сведения.

Область библиографического описания — это структурная единица, содержащая один или несколько функционально однородных элементов.

Библиографическое описание включает: ?

обязательные элементы — отражают сведения, обеспечивающие идентификацию документа; ?

факультативные элементы — содержат дополнительную информацию о документе,_ его содержании, читательском назначении и т.

полным — включает обязательные и все факультативные элементы; ?

расширенным — состоит из обязательных и одного или нескольких факультативных элементов; ?

кратким — включает только обязательные элементы.

В описании используются разделительные знаки, которые идентифицируют области и элементы.

Библиографическое описание является основой библиографической записи, которая формируется в процессе создания каталогов.

Каждое издание в алфавитном каталоге может быть представлено одной или несколькими библиографическими записями, одна из которых является основной, остальные — добавочные.

Основная библиографическая запись содержит наиболее полные сведения, необходимые для идентификации и поиска издания.

Добавочная библиографическая запись расширяет поиск издания по элементам, отличающимся от того, с которого начинается основная запись. 3.

Систематизация — это отражение содержательных и формальных признаков доку мента в виде классификационных индексов.

Объектом систематизации может быть отдельное произведение печати, его часть или совокупность однородных документов.

Систематизация состоит из взаимосвязанных и последовательно выполняемых процессов: ?

анализ содержания документов как объекта систематизации; ?

выявление и отбор смысловых компонентов (понятий) в содержании документа и соотнесение их с индексами основных и вспомогательных таблиц (типовыми разделами в ББК или определителями в УДК); ?

принятие югассификационного решения, которое выражают одним или несколькими классификационными индексами, составляющими полный индекс; ?

на основе принятого классификационного решения формулируют предметные рубрики алфавитно-предметного указателя (АПУ) к СК; ?

редактирование классификационных индексов и предметных рубрик АПУ; ?

оформление классификационного решения на карточке, в источнике или в машиночитаемом виде при вводе в базу данных с одновременным введением рубрики в АП У и систематическую контрольную картотеку (СКК).

Классификационное решение выражают с помощью следующих индексов'. ?

полочного, который определяет место документа на полке. Полочный индекс приводят в левом верхнем углу каждой карточки; ?

каталожного, который определяет место библиографической записи в каталоге. Каталожный индекс проставляют в нижнем левом углу каждой карточки; ?

полного, который представляет собой совокупность всех каталожных индексов для данного документа, его поисковый образ (ПОД). Полный индекс указывает, в каких делениях отражается данный документ при многократном тиражировании и сколько экземпляров карточек (основной и дополнительных) необходимо для включения в систематический каталог. Полный индекс размещают в правом нижнем углу карточки систематического каталога.

Сочетание полочного индекса и авторского знака — условного обозначения фамилии автора или первого слова заглавия документа — является шифром хранения документа, т. е. условным обозначением места хранения документа в фонде при систематической расстановке.

При систематизации используются индексы карточек централизованной каталогизации, которые сверяют с рабочими таблицами и, при необходимости, дополняют, уточняют или сокращают.

В отделе каталогизации формируется фонд справочных изданий, в соотвв котцого входят: ?

универсальные и отраслевые энциклопедии; ?

толковые и терминологические словари; ?

двуязычные словари; ?

географические атласы; ?

справочники; ?

словари нормализованной терминологии — отраслевые рубрикаторы, словари предметных рубрик и тезаурусы.

? 300 Общественные науки; ?

400 Язык; ?

500 Естественные науки и математика; ?

600 Техника (Прикладные науки); ?

700 Искусство. Изобразительное и декоративное искусство; ?

800 Литература и риторика; ?

900 География и история.

Каждый из 10 основных отделов делится на 10 подразделов, каждый из которых, в свою очередь, делится на 10 подразделов, и т. д.

В десятичной классификации М. Дьюи (ДКД) последовательно проведены стандартизации: ?

формализованных делений (литературной формы, вида и типа издания и др.), например индекс 03 обозначает словари, 05 — периодические издания, которые присоединяются к любому индексу основных таблиц; ?

лингвистических, этнических и географических делений.

Достоинствами ЛКЛ являются: ?

принцип "децимализма ” (десятичности), обеспечивающий мне- моничность индексов и "растяжимость” классификации, т. е. ее способность включать новые понятия без нарушения общей структуры; ?

хорошие комбинационные возможности благодаря использованию системы типовых делений. 3.

УДК является универсальным международным средством систематизации, в первую очередь благодаря ее десятичной индексации.

УДК состоит- ?

из основных таблиц — содержат индексы понятий, специфичных для той или иной отрасли знания; ?

вспомогательных таблиц определителей — включают общие определители — индексы повторяющихся понятий, общих для всех или многих отделов, а также специальные определители, характерные для того или иного отдела; ?

знаков (математических символов) для образования индексов новых понятий; ?

алфавитно-предметного указателя — алфавитного перечня рубрик, отражающих индексы основных таблиц и общих определителей. Индексы УДК проставляются на каталожных карточках

Книжной палаты, в государственных библиографических указателях, а в книгах по естественным и техническим наукам приводятся на обороте титульного листа. Индексы УДК проставляются также в изданиях всероссийских и отраслевых органов НТИ; ?

методических рекомендаций по систематизации.

Система таблиц УДК включает таблицы: ?

полные — включают все разделы по естественным и техническим наукам; ?

отраслевые — содержат индексы определенной отрасли и выборочно-смежные разделы; ?

сокращенные — включают индексы всех отраслей в одном томе и предназначены для небольших справочно-информационных фондов.

В УДК сохранен основной ряд ДКД, но изменена нотация первой и второй ступени деления.

УАК включает следующие отделы, обозначенные арабскими цифрами (от 0 до 9): ?

Общий отдел; ?

Философия. Психология; ?

Религия. Теология; ?

Общественные науки; ?

Математика. Естественные науки; ?

Прикладные науки. Медицина. Техника; ?

Искусство. Декоративно-прикладное искусство; ?

Языкознание. Художественная литература. Литературоведение; ?

География. Биографии. История. 4.

Предметизация документов подразумевает интеллектуальный или автоматический анализ содержательных и формальных признаков документа с целью его свертывания и отражения в поисковой системе с помощью языка предметных рубрик (ЯПР).

Объектом предметизации является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов.

Предметы и явления действительности, получившие содержательное отражение в документе с помощью знаков естественного языка, называют предметом документа

Процесс предметизаиии состоит из нескольких операций'. ?

отбор документов, библиографические записи которых будут включены в предметный каталог; ?

анализ содержания и формы документа с целью определения предмета, аспектов его рассмотрения и выявления связи между ними в тексте; ?

выбор смысловых компонентов (терминов) и формулировка из них рубрик, отражающих выявленные связи; ?

стандартизация формулировки рубрик с помощью словарей предметных рубрик (или других пособий, например тезаурусов); ?

редактирование рубрик, т. е. проверка их соответствия правилам предметизации и нормативным документам; ?

написание рубрик на каталожных карточках или их ввод в базу данных. 5.

Язык предметных рубрик — искусственный информационнопоисковый язык, созданный на основе естественного языка, отвечающий требованию однозначности.

Структурной единицей ЯПР являются предметные рубрики, которые включают в свой состав лексические единицы — слова или словосочетания, выражающие понятия для описания содержательных и формальных признаков документов или запросов.

Лексические единицы ЯПР. ?

предметный заголовок — это первый компонент сложной предметной рубрики, который включает на1шенование предмета документа; ?

подзаголовки (подрубрики) — выделяют тематические, географические, формальные и хронологические подзаголовки.

При создании ЯПР необходимо выполнить ряд приемов формализации. ?

устранить синонимию, омонимию, полисемию естественного языка; ?

выбрать ведущее слово и подзаголовок, если они выражены словосочетаниями; ?

сформулировать сложные предметные рубрики, пользуясь правилами синтаксиса ЯПР.

В структуру языка предметных рубрик входит ссылочносправочный аппарат, фиксирующий парадигматические (логические и ассоциативные) отношения — внеконтекстные смысловые отношения между предметными рубриками.

Рубрики располагаются в алфавитном порядке.