<<
>>

2.2.2. Работа с деловой корреспонденцией

Удельный вес затрат рабочего времени менеджеров на обработку деловой корреспонденции, как показали некоторые исследования, составляет от 5 до 10 %.

Менеджер должен ознакомиться с каждым поступившим документом, оценить возникшую ситуацию, принять решение, оформить решение в виде резолюции.

Резолюция — это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей.

Резолюция, как правило, устанавливает приоритеты в работе. Важно, чтобы она вписывалась в существующую систему управления и не вносила в нее дезорганизующие элементы.

140

Первым и необходимым условием работы с деловой корреспонденцией является отбор и распределение корреспонденции по срокам ее поступления в подразделение или организацию. Эти функции, как правило, выполняет секретарь менеджера. Необходимо добиваться такой организации делопроизводства, чтобы на стол менеджера попадали действительно важные, с его точки зрения, документы. До-, кументы же, касающиеся стандартных вопросов, должны направляться непосредственно исполнителю без резолюции его руководителя.

Обязательными требованиями к управленческой резолюции являются: адресность, четкость формулировки содержания управленческих действий, указание возможных путей решения, согласованность с другими ранее принятыми управленческими решениями в данной области.

Перечислим основные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно оформленной;

2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить персональные задачи каждому исполнителю;

3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть корректной и соответствовать служебной этике;

4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя.

Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор-способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной;

6) контроль за исполнением решения может быть указан менеджером либо предусмотрен действующей системой исполнения решений. Следует указывать методы, формы контроля за исполнением решения, возлагать персональную ответственность за контроль;

141

7) резолюция должна исключать возможность разночтений, а следовательно, нечеткого исполнения решения;

8) резолюция должна иметь реквизиты — дату и подпись.

Получение и обработка деловой корреспонденции предполагают в свою очередь подготовку и отправку писем, ответов. Эти два вида работ взаимно связаны.

Основные требования к деловому письму:

— четкость и краткость изложения;

— полнота информации;

— конкретность предложений;

— убедительность и вежливость;

— грамотное оформление.

В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее:

— письмо должно быть посвящено одной теме;

— изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца;

— между абзацами необходимо делать пробелы;

— в письме должны быть указаны все вложения. Письмо, как правило, должно включать следующие элементы:

а) название и адрес фирмы-отправителя;

б) название и адрес фирмы-получателя;

в) дата и номер письма;

г) предмет письма (не является обязательным);

д) приветствие (не является обязательным);

е) текст письма;

ж) концовка письма (не является обязательным);

з) роспись (не является обязательным); и) подпись;

к) имя и должность отправителя;

л)вложения.

Пункты г, д, ж, з не являются обязательными главным образом в странах СНГ.

В настоящее время, в условиях налаживания деловых связей с фирмами других стран, руководители отечественных предприятий так или иначе стараются придерживаться общепринятых норм и правил деловой этики, в том числе и в оформлении деловых писем.

142

Поэтому все чаще в деловых письмах встречаются приветствия (например, уважаемый г-н), роспись (искренне Ваш).

С целью упрощения процедуры подготовки писем в международной практике широко используются клише.

Приводим некоторые из них: Содержательный

признак классификации

клише Основные формы клише Начало письма Сообщаем, что...

В соответствии с...

Ссылаясь на...

Рады сообщить...

Мы узнали из Вашего письма...

Мы с сожалением узнали...

В дополнение к... Просьба Мы будем (чрезвычайно) благодарны, если Выпросим сообщить нам... Подтверждение Подтверждаем получение Вашего...

Мы получили...

Подтверждая...

Рады подтвердить...

В подтверждение нашего... Связующие элементы В связи с Вашей просьбой...

В случае Вашего отказа...

В случае неуплаты...

В связи с этим...

В сложившихся обстоятельствах...

В связи с вышеизложенным...

В соответствии с заключенным договором...

Мы были бы рады иметь возможность... Окончание письма Мы хотели бы заверить Вас...

Будем признательны за быстрое выполнение

нашего заказа...

Ожидаем Вашего подтверждения...

Просим сообщить нам...

<< | >>
Источник: Л. Д. Столяренко. ПСИХОЛОГИЯ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ. 2005

Еще по теме 2.2.2. Работа с деловой корреспонденцией:

  1. § 3. Участники арбитражного процесса
  2. 2. Становление и углубление сотрудничества
  3. § 3. Письменные доказательства
  4. Введение
  5. Вербальные средства
  6. ПРИЛОЖЕНИЯ ПРАКТИКУМ ПО КУРСУ «ОСНОВЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ»
  7. 2.2.2. Работа с деловой корреспонденцией
  8. Содержание субботних экспериментальных занятий в формах, расширяющих свободу действий и этапы наращивания самоуправляющих функций школьника
  9. Аш-шиа
  10. Памятка по научной организации труда для специалистов [44]
  11. Особенности электронной переписки
  12. Лекция 66. Международный рынок капитала
  13. СВОЙ ЖАНР, ИЛИ КАК ВАЖНО БЫТЬ НЕСЕРЬЕЗНЫМ
  14. РАЗДЕЛ ОСНОВЫ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ
  15. Роль перевода для человечества. Культурные и языковые барьеры
  16. «Папка» с входящими документами
  17. Список использованной литературы
  18. 1.1. Функциональные особенности английского делового дискурса
- Коучинг - Методики преподавания - Андрагогика - Внеучебная деятельность - Военная психология - Воспитательный процесс - Деловое общение - Детский аутизм - Детско-родительские отношения - Дошкольная педагогика - Зоопсихология - История психологии - Клиническая психология - Коррекционная педагогика - Логопедия - Медиапсихология‎ - Методология современного образовательного процесса - Начальное образование - Нейро-лингвистическое программирование (НЛП) - Образование, воспитание и развитие детей - Олигофренопедагогика - Олигофренопсихология - Организационное поведение - Основы исследовательской деятельности - Основы педагогики - Основы педагогического мастерства - Основы психологии - Парапсихология - Педагогика - Педагогика высшей школы - Педагогическая психология - Политическая психология‎ - Практическая психология - Пренатальная и перинатальная педагогика - Психологическая диагностика - Психологическая коррекция - Психологические тренинги - Психологическое исследование личности - Психологическое консультирование - Психология влияния и манипулирования - Психология девиантного поведения - Психология общения - Психология труда - Психотерапия - Работа с родителями - Самосовершенствование - Системы образования - Современные образовательные технологии - Социальная психология - Социальная работа - Специальная педагогика - Специальная психология - Сравнительная педагогика - Теория и методика профессионального образования - Технология социальной работы - Трансперсональная психология - Философия образования - Экологическая психология - Экстремальная психология - Этническая психология -