Делать или нет доступным выход в Интернет с рабочего компьютера каждого сотрудника?

На этот вопрос мы не можем дать однозначного ответа. Большинство западных компаний пошли по пути открытости и доверия своим сотрудникам, открыв доступ в Интернет. В то же время высказываются вполне законные сомнения по поводу того, насколько это соответствует политике безопасности компании, не будут ли работники терять время на веб-страницах, не имеющих отношения к их непосредственным обязанностям.

Как показывает опыт организаций, где перед персоналом поставлены четкие задачи во времени (management by objectives — МВО), или сотрудники ориентированы на выполнение четких конкретных заданий, исполнение которых легко контролируется, потребности в ограничениях нет — люди сами найдут наилучший способ организации труда и своего времени. Однако, если основным критерием оценки является пребывание на рабочем месте, то ограничения, наверное, частично будут резонными.

He случайно франкоязычные веб-сайты, рассчитанные на работающих женщин, имеют пики посещаемости со стороны секретарей-референтов (функции которых чаще всего определяются нахождением в «присутствии») именно в те рабочие часы, когда у них возникает «окно» с точки зрения почасовой нагрузки. Нередко тот факт, что сотрудники начинают пропадать на Вебе, становится лакмусовой бумажкой качества управления персоналом и его загруженности — при хорошей организации этого не должно происходить.

Ряд исследований показали, что использование Веба в рабочее время сотрудники нередко компенсируют дополнительным рабочим временем по вечерам.

Информационная перегруженность может возникнуть в том случае, когда организация представляет своим сотрудникам больше информации, чем требуется для выполнения производственных функций.

Тогда сотрудники начнут использовать предназначенные для производственной деятельности ресурсы на обработку дополнительной информации.

Внутренний портал помогает решить одну из наиболее актуальных задач информационного общества — как не оказаться затопленным потоками информации.

туальных сообществах внутри компании), подписаться на любой список и выписаться из него. По сути дела, это своеобразный «фильтр», позволяющий отсекать ненужную информацию и вступать в сообщества, выходящие за рамки традиционной организационной структуры.

Кроме того, для наиболее «насыщенной» информации (внутреннее вещание и т. п.) существуют строгие правила пользования, привязанные к иерархии компании — самая срочная и важная информация поступает как видео- и аудиопослания только от руководства. Иначе избыток посланий по любому поводу просто девальвирует наиболее ценные каналы коммуникаций в глазах пользователей.

Традиционными средствами минимизации эффекта перегруженности является фильтрование информации и определение приоритетов в ее обработке. Также традиционно роль «живых фильтров» в организации исполняли секретари. Однако с развитием электронных средств их число начало уменьшаться (в США за 1987—1993 годы их стало на 521 тыс. меньше), и возникла проблема поиска новых фильтров. Решение этой проблемы лежит в области конструирования информационных систем, которые должны производить тот объем информации, который необходим организации — бессмысленно подготавливать и направлять руководителям подразделений многостраничные отчеты, если они не успевают их прочитать.

Проблема сегодняшних информационных систем состоит в том, что большинство информации, необходимой для принятия решений, находится в непонятном машинам виде, — и подобная ситуация, видимо, продлится еще десятилетия. Информационные системы предприятия сегодня могут оказать содействие в принятии решения, но целиком полагаться на них в принятии решения нельзя. Одним из примеров этого могут служить компьютерные программы, автоматически продающие акции при падении биржи ниже определенного уровня и механически приводящие биржу к ее полному обвалу.

Тем не менее, способность современных компьютерных систем давать различные «срезы» информации, представлять ее в графическом виде, распределять в зависимости от иерархии сотрудников и их прав доступа несет в себе существенный потенциал упрощения работы управленца.

Другая задача — это построение инструментов, стратегии и культуры корпоративных коммуникаций таким образом, чтобы не возникало информационной перегрузки, существовали приоритеты в рассылке информации, адекватные фильтры. />Даже простое внедрение эффективной системы управления списками рассылки электронной почты в корпорации способно на 30—40% умень- 182 шить лавину мейлов, обрушивающихся на персонал компании.

Фильтрация может стать и серьезным барьером внутриорганизацион- ной коммуникации в том случае, когда информация просеивается и корректируется в интересах отдельных сотрудников, а не целей организации. Существует множество примеров намеренного и ненамеренного искажения информации, отсутствия единой терминологии при коммуникации снизу вверх, которые привели к ошибочным управленческим решениям и человеческим жертвам. Печально известным примером стала авария американского космического аппарата, который управлялся двумя центрами — один из которых вел счет в футах, а другой в метрической системе измерения.