<<
>>

2.5. Работа с данными 2.5.1. Просмотр данных

Для просмотра или редактирования данных необходимо в окне БД выделить имя нужной таблицы и нажать кнопку Открыть (либо дважды щелкнуть мышью по именн таблицы). Таблица откроется в режиме просмотра (редактирования данных) (рис.
2.8).

Увеличить размер окна можно, используя кнопку Развернуть в правом верхнем углу окна.

Изменение макета таблицы. Изменять представление таблицы на экране можно, используя команды меню Формат, показанные на рис. 2.9. іереити к первой записи Рис. 2.8. Таблица ТОВАР в режиме таблицы

56

Изменение высоты строк или ширины столбцов. Изменение ширины столбца (высоты строки) можно выполнить двумя способами: 1.

С помощью перемещения границы столбца (или строки) при нажатии кнопки мыши. 2.

Выделите имя столбца и выполните команду Ширина столбца (Высота строки) меню Формат.

Закрепление столбцов. Иногда необходимо видеть постоянно некоторые ключевые поля на экране, например код или наименование товара. Для этого необходимо закрепить нужное поле на экране с помощью следующих операций: 1.

Выделить имя закрепляемого поля. 2.

Щелкнуть правой кнопкой мыши. 3.

В появившемся контекстном меню выбрать команду Закрепить столбцы.

Скрытие столбцов. По умолчанию все столбцы таблицы выводятся на экран. Для вывода только определенных столбцов на экран нужно выделить столбец (столбцы) и выполните команду Скрыть столбцы меню Формат (или выбрать из контекстного меню команду Скрыть столбцы). Для скрытия (а также вывода) столбцов можно использовать диалоговое окно Отображение столбцов, которое выводится после выполнения команды Показать столбцы меню Формат. Для скрытия столбцов снимите флажок возле нужного имени столбца, для вывода столбца - восстановите флажок.

Изменение порядка следования столбцов. Для этого необходимо выделить имя поля и при нажатой левой кнопке мыши перетащить его в нужное место и отпустить кнопку мыши.

Сохранение макета.

Для сохранения изменений макета таблицы выполните команду Сохранить макет меню Файл. При попытке закрыть таблицу Access выведет запрос на сохранении макета. Речь идет о сохранении изменений не структуры (описания) таблицы, а макета таблицы, предназначенной только для просмотра и редактирования.

2.5.2. Заполнение таблицы

Для заполнения таблицы данными необходимо нажать кнопку Открыть, после чего на экране появится таблица, в которой имена полей таблицы будут записаны в качестве наименования столбцов. Итак, все готово для заполнения БД. Каждая строка этой таблицы представляет собой запись БД. Процесс заполнения производится по записям. Переход от поля к полю одной записи осуществляется с помощью клавиш Tab, Enter, мыши или клавиш со стрелками. Переход от записи к записи осуществляется с помощью мыши или клавиши со стрелками.

Изменения содержимого БД осуществляются обычными способами редактирования.

После заполнения таблицы ее нужно сохранить путем нажатия кнопки Закрыть окна Таблица.

Итак, в памяти машины получили заполненную информацией БД. Теперь можно приступать к работе с этой таблицей.

2.5.3. Редактирование базы данных

Для редактирования имеющейся таблицы нужно сделать вкладку Таблицы активной. Затем выделить кнопкой мыши имя редактируемой таблицы и нажать кнопку Открыть. На экране появится окно, содержащее введенные ранее записи.

I - пустая строка для создания новой записи.

Удаление записей. Для удаления записи (записей) необходимо выделить нужную запись (записи) в области маркирования и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов или клавишу Del.

Добавление записей. Записи можно добавлять в конец таблицы, используя команду Перейти ? Новая запись меню Правка либо нажав кнопку Новая запись на панели инструментов. При этом маркер новой записи изменится на маркер редактируемой записи. Для перехода к следующему столбцу используется клавиша Tab. Если вводятся данные, не удовлетворяющие условию на значение, которое было определено при описании таблицы, система Access выведет сообщение об этом.

Изменение данных.

При работе с записями в области выделения записи появляются маркеры:

2.5.2. Сортировка и поиск данных

Сортировка данных

Сортировать данные в режиме таблицы можно несколькими способами: 1.

Используя кнопки Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию на панели инструментов. 2.

Используя команду Фильтр * Расширенный фильтр меню Записи.

При использовании кнопок Сортировка но возрастанию и Сортировка по убыванию необходимо щелкнуть кнопкой мыши в любом месте столбца, по которому будет производиться сортировка.

Сортировать данные с помощью команды Расширенный фильтр можно по нескольким полям таблицы. Для этого нужно выполнить следующие действия: 1.

Выполните команду Фильтр ? Расширенный фильтр. Откроется окно фильтра (рис. 2.10), в котором в верхней части расположена таблица, а в нижней - приведен бланк фильтрации. 2.

Щелкните по первой ячейке в строке Па че и, нажав кнопку раскрытия списка, выберите поле для фильтрации. Также можно вьщелигь зло шле в таблице в верхней части окна и перетащить его в первую ячейку. 3.

Укажите порядок сортировки из раскрывающегося списка строки Сортировка. 4.

Заполните следующие столбцы бланка другими полями таблицы, по которым нужно сортировать данные. 5.

Для просмотра сортировки выполните команду Применить фильтр меню Фильтр или нажмите кнопку Применить фильтр.

Поиск данных

Для простого поиска по одному полю выделите его и выполните команду Найти меню Правка или нажмите кнопку Найти на панели инструментов. Откроется диалоговое окно Поиск в поле (рис. 2.10).

В поле ввода Образец введите значение, которое необходимо найти, в ием можно использовать символы шаблона, используемые оператором LIKE, который был рассмотрен в параграфе Задание условий на значение поля на стр. 43.

Поиск можно осуществлять по всей таблице, вниз, вверх or текущей записи. Этот параметр задается в поле Просмотр диалогового окна.

Также можно искать значение поля не целиком, а с любой частью поля.

Этот параметр задается полем Совпадение.

По умолчанию поиск осуществляется в текущем поле. Для выполнения поиска во всей таблице нужно снять флажок Только в текущем поле. Если необходимо при поиске различать строчные и прописные буквы, установите флажок С учетом регистра. При поиске данных в виде, в котором они выводятся на экран, установите флажок С учетом формата данных.

Нажмите кнопку Найти для поиска записи и найденная запись будет выделена в таблице. Для продолжения поиска нажмите кнопку Найти далее. На рис 2.11 приведен пример поиска записей.

Фильтр по выделенному

При выборке записей по некоторому данному в определенном поле необходимо выделить это слово и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выполнил, команду Фильтр * Фильтр но выделенному меню Записи. После этого будет выведен найденный набор записей.

Аналогично можно осуществлять поиск по данным в смежных столбцах одной строки. Для этого необходимо выделить данные из смежных столбцов, используя клавишу Shift. При этом отбираются данные, удовлетворяющие всем условиям.

К отобранным данным можно еще раз применить фильтр.

Простой фильтр (фильтр по форме)

При необходимости выбрать данные, удовлетворяющие одному из условий, используют фильтр по форме.

Нажмите кнопку Изменить фильтр на панели инструментов. Откроется диалоговое окно Филыр, которое аналогично исходной таблице, но без данных (рис. 2.12). В нижней части окна расположены ярлычок вкладки Найти и один ярлычок Или. В каждом столбце, по которому необходимо осуществить поиск, выберите значение для поиска из раскрывающегося списка или введите условие, как при задании условий на значение (см. параграф 2.3). Допускается использование операторов LIKE, BETWEEN и IN. Нажмите кнопку Применить фильтр.

Если в одной строке задается несколько условий, то отбираются записи, удовлетворяющие всем условиям.

Чтобы отобрать данные, удовлетворяющие одному из условий, введите первое значение в соответствующий столбец, щелкните по ярлыку Или, в нижней части окна задайте дополнительное условие. По мере ввода новых условий ярлычки Или выводятся дополнительно. После задания всех условий нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

<< | >>
Источник: А.Н. Романов и А.И. Змитрович. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие для вузов. В 2 кн. Кн. 1. / Под ред.. - Мн.: ЗАО "Веды". 240 е.: ил.. 1998

Еще по теме 2.5. Работа с данными 2.5.1. Просмотр данных:

  1. 3.2.3. О достоверности информации, используемой в письменных работах
  2. § 3. Определение расчетной стоимости (плановой себестоимости) работ
  3. 1.2 Основные понятия и предпосылки появления баз данных
  4. 2.5. Работа с данными 2.5.1. Просмотр данных
  5. Организация работы по охране и технике безопасности на предприятиях.
  6. I. Коллективный анализ и целеполагание воспитательной работы с привлечением родителей, учащихся, учителей класса.
  7. Организация самостоятельной работы
  8. КАК ОПЛАЧИВАЕТСЯ РАБОТА РЕКЛАМНЫХ АГЕНТСТВ
  9. Формирование у учащихся умений и навыков домашней учебной работы
  10. Какую работу проводит Институт «Открытое общество» в сфере сексуального здоровья и прав человека для ЛГБТ сообщества и секс-работников?
  11. Традиционные формы групповой коррекционно-развивающей работы
  12. 1. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
  13. Глава 2 ФОРМЫ И МЕТОДЫ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ ПРЕСС-СЛУЖБЫ СО СМИ, ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ, ПОЛИТИЧЕСКИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И БИЗНЕС-СТРУКТУРАМИ
  14. Занятие 13.2 МЕТОДИКА ИЗУЧЕНИЯ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ РАБОТЫ КАК ОДНОГО ИЗ ПОКАЗАТЕЛЕЙ СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО КЛИМАТА
  15. Представление работы в диссертационный совет и ее предварительное рассмотрение в совете