<<
>>

3.3. Работа с файлами

Все документы, подготовленные в Excel хранятся в ввде файлов.

3.3.1. Команды меню Файл (File)

Меню Файл дает возможность находить, открывать и сохранять файлы рабочих книг.

Excel "помнит" имена четырех последних 3.3.2.

Создание нового файла

Для создания новой РК достаточно набрать из меню Файл команду Создать. Это же можно сделать, щелкнув кнопку Создать рабочую книгу на стандартной панели инструментов.

Если новая РК создается в момент, когда открыта другая РК, то окно ее открывается "поверх" существующей. Если предыдущей была книга Книга 1, то новая книга будет названа Книга 2, а последующая Книга 3 и т. д.

Для переключения от одной РК к другой применяют команду меню Окно. 3.3.3.

Сохранение файлов

В файле на диске сохраняются не только введенные данные, но и параметры РК, включая ее вид, размеры н положение окна, формулы, функции, шрифты и стили.

В меню Файл имеется пять команд для записи файла на диск: Сохранить, Сохранить как..., Сохранить все..., Закрыть, Выход.

Обычно команда Сохранить как используется для первоначальной записи файла, а Сохранить - для записи измененного файла. Прн выполнении команд Закрыть и Выход система запрашивает, хотите ли Вы сохранить сделанные изменения. Быстро сохранить текущий документ можно также с помощью кнопки Сохранить на стандартной панели инструментов (СПИ).

После записи файла на диск по любой команде сохранения сам документ остается открытым, кроме как после команды Закрыть н Выход, которыми документ удаляется с экрана.

3.3.4. Первоначальное сохранение файлов

При первом сохранении файла на диске ему необходимо присвоить имя и указать, где его сохранить. Для этого используйте команды Сохранить, Сохранить как или щелкните кнопку Сохранить на СПИ, после чего открывается диалоговое окно Сохранение документа. В поле имени файла предлагается имя файла Книга 1 (по умолчанию).

В этом поле нужно набрать свое имя. Расширение файла вводить необязательно - Excel добавит его сам. Щелкнув ОК в этом окне, Вы завершите операцию сохранения, но РК останется открытой, а в Строке заголовка появится ее новое имя.

На имена файлов распространяются все ограничения Microsoft Windows 95. Путь и имя файла могут содержать до 218 символов и включать любые буквы, цифры и спецсимволы. Строчные и прописные буквы в имени файла не различаются.

К именн файла через точку добавляется трехсимвольное расширение имени файла, которое служит для идентификации имени файла, то есть характера содержащихся в нем данных. Тип файла Расширение Дополнение .XLA Резервная копия .ВАК Шаблоны .XLT Рабочая книга .XLS Рабочее пространство .XLW При первом сохранении файла можно использовать расширение, назначенное по умолчанию; для этого в диалоговом окне Сохранение документа напечатайте имя файла без точки и щелкните кнопку ОК. Если же не нужно никакого расширения, поставьте точку после имени файла.

По умолчанию в процессе сохранения файл будет помещен в текущую папку. Путь к текущей папке в диалоговом окне Сохранение документа появляется над полем Имя Файла. Можно сохранить файл в другой папке, указав название папки вместе с именем файла в поле Имя файла или найти нужную пашу в списке папок в поле Папка, где перечислены все папки текущей папки.

3.3.5. Автоматическое создание резервных копий файлов

Можно задавать режим, в котором при открытии файла будет создаваться его копия в том же месте и с тем же именем, но с расширением ВАК. Для этого выбирают команду Сохранить как и щелкают кнопкой Параметры для входа в диалоговое окно Параметры сохранения.

Установите флажок Всегда создавать резервную копию.

3.3.6. Защита файлов

Для защиты файлов паролем имеется два вида паролей: •

пароль для открытия файла; •

пароль разрешения записи.

Пароль может содержать до 15 символов и в нем существенным является различие между строчными и прописными буквами, буквами русского и латинского алфавита.

Если задан пароль для открытия файла, то при его открытии Excel запрашивает пароль. Если задан пароль разрешения записи, то файл можно открыть, не указывая пароль, но в этом случае его нельзя будет сохранить.

Другой способ защиты файла - использование флажка Рекомендовать только для чтения - упрощает защиту. Установив этот флажок, можно не вводить пароля: при открытии файла пользователю будет предложено открыть его только для чтения.

Для установки любого из этих способов защиты нужно выполнить следующие действия: 1.

Выбрать команду Сохранить как из меню Файл и если нужно, напечатать имя файла в поле Имя файла. 2.

Щелкнуть кнопку Параметры. 3.

Установить нужные флажки и ввести при необходимости пароль. 4.

Щелкнуть ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры сохранения . 5.

Щелкнуть ОК еще раз для закрытия диалогового окна Сохранить как. 3.3.7.

Автоматическое сохранение файлов

В процессе работы рекомендуется регулярно сохранять файлы, однако об этом нередко забывают. Команда Автосохраиенис из меню Сервис позволяет задать интервал времени (например, 15 мин), по истечении которого Excel будет автоматически сохранять текущие РК или все открытые РК. Если команды Автосохранение нет в списке команд меню Сервис, то выберите команду Надстройки и установите флажок Автосохрансние. 3.3.8.

Добавление сводной информации в файлы

При выборе команды Свойства Excel выводит на экран диалоговое окно Свойства, которое дает возможность сохранить в файле РК дополнительную информацию об активном файле книги. Данные, введенные в этом окне, можно использовать в дальнейшем при поиске для идентификации файла.

Для того, чтобы Excel автоматически запрашивал свойства файла, нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Параметры из меню Сервис и щелкнуть вкладку Общие. 2.

Установить флажок Предлагать заполнение свойств файла щелчком мыши. 3.

Щелкнуть кнопку ОК для возврата в окно РК. 3.3.9.

Сохранение рабочего пространства

Команда Сохранить рабочую область из меню Файл позволяет сохранить моментальный снимок текущей среды Excel, По этой команде открывается окно Сохранить рабочую область. 3.3.10.

Открытие файлов

Для считывания данных из файла на диске выберите команду Открыть из меню Файл или щелкните одноименную кнопку на СПИ. Откроется диалоговое окно, которое содержит список имеющихся в текущей папке файлов Excel.

В диалоговом окне Открытие документа, также как н в диалоговом окне Сохранение документа, нужно указать имя файла и его положение на диске.

Рнс. 3.9. Диалоговое окно Открытие документа используется для считывания файлов, хранящихся на диске

В список поля Имя файла диалогового окна Открытие документа обычно включаются только файлы определенного формата, выбираемые по соответствующему шаблону. По умолчанию используется шаблон *.XL*, то есть имя может бьггь любым, а расширение начинаться с XL, то есть в формате Excel. В раскрывающемся списке Тип файлов можно выбирать другие форматы. 3.3.11.

Открытие недавно обработанных файлов

В нижней части меню Файл приводится список имен четырех последних обрабатывающихся файлов. Для открытия любого из них достаточно выбрать в списке его имя. 3.3.12.

Поиск файлов

Если Вы не помните, где расположен нужный файл, воспользуйтесь поисковыми возможностями, имеющимися в диалоговом окне Открытие документа. Это дает возможность найти файл на любом из дисков.

Рис. 3.10. Для поиска файла необходимо определить условия поиска в диалоговом окне Огкрытие документа

Для поиска конкретного файла нужно ввести его имя в поле Имя файла. Для нахождения всех файлов с данным расширением, например, "xl*" нужно набрать *.х1*.

Можно выполнять поиск одновременно нескольких файлов. Дня этого в поле Имя файла нужно ввести соответствующие шаблоны, разделив их точкой с запятой, например, *.xl*; *.doc.

В диалоговом окне Открытие документа поле Папка используется для указания диска или папки, в котором необходимо осуществить поиск файла. Поле Текст (свойство) используется для поиска на основе информации о файлах, заданной в диалоговом окне Свойства, или информации, содержащейся в файле.

После того, как Вы указали все критерии для поиска, нажмите кнопку Найти.

<< | >>
Источник: А.Н. Романов и А.И. Змитрович. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие для вузов. В 2 кн. Кн. 1. / Под ред.. - Мн.: ЗАО "Веды". 240 е.: ил.. 1998

Еще по теме 3.3. Работа с файлами:

  1. РАЗДЕЛ 1. КОНТРОЛЬНЫЕ РАБОТЫ
  2. 7. Контрольный конспект лекций преподавателя, отражающий содержание и уровень лекционного материала, материала практических (семинарских) занятий, задания на выполнение курсовых работ и проектов, варианты индивидуальных заданий, контрольные вопросы по отдельным модулям и в целом по всей учебной дисциплине
  3. 2 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ И ЗАДАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ 060800
  4. 2. 3.3. Сбор материалов для научной работы
  5. 3.6.5. Меры предосторожности при работе с ПК
  6. ПРАВОВЫЕ И ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ РАБОТЫ ЖУРНАЛИСТА
  7. МОДЕЛЬ ИНВЕРТИРОВАННЫХ ФАЙЛОВ И ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ
  8. 2.5. Работа с данными 2.5.1. Просмотр данных
  9. 3.3. Работа с файлами
  10. 4.7. Работа в сети
  11. 5.4.4. Поиск файлов в FTP-архивах
  12. Задачи демократии совместной работы
  13. Операционные системы
  14. Системы групповой работы (Groupware)
  15. Файл регенерации