2.3. Создание таблицы

При выборе способа создания таблицы Конструктор Access выведет окно пустой таблицы, в котором необходимо определить имена полей таблицы, тип данных каждого поля, описание (необязательно).

При выборе способа создания таблицы Мастер таблиц Access выводит диалоговое окно, в котором приводятся образцы таблиц, которые имеются на диске, и образцы полей. В этом окне необходимо выбрать нужные поля и поместить их в поле Поля новой таблицы, затем нажать кнопку Готово.

При выборе способа создания таблицы Импорт таблиц Access выведет диалоговое окно Импорт, в котором необходимо указать папку, в которой хранится файл БД имя файла БД откуда будет импортироваться таблица, затем нажать кнопку Импорт.

2.3.1.

При использовании режима Конструктор на экране появляется диалоговое окно Таблица, разбитое на две части. Верхняя часть содержит пустую таблицу с именами трех столбцов Имя ноля, Тин данных и Описание. В нижней части выводится краткая информация о каждом поле и его свойствах.

Определение полей

Каждая строка таблицы в режиме конструктора предназначена для описания одного поля создаваемой БД. Для перехода от одного поля к следующему используется клавиша Tab и Enter, кнопка мыши и клавиши управления курсором - к любому полю.

Выполним описание таблицы БД с именем ПОСТАВКИ, состоящей из таблиц ТОВАР, ПРОИЗВОДИТЕЛЬ, ПОТРЕБИТЕЛЬ и ПОСТАВКА на примере таблицы ТОВАР, которая включает следующие поля: КТ (код товара), NT (наименование товара), KPR (код производителя товара), Сепа (цена товара), Date (дата выпуска).

Имена полей могут быть заданы строчными или прописными буквами русского или латинского алфавита (не более 64 символов). При их наборе также могут использоваться цифры и пробелы. Имя поля не должно начинаться с пробела. Хотя допускается задание имен полей буквами русского алфавита и использование пробела мы рекомендуем избегать этого при задании имен полей.

Сделаем описание первого поля. Введем КТ в первую пустую ячейку столбца с именем Имя поля и нажмем клавишу Tab для перехода к следующему столбцу. Теперь мы должны определить тип данных и по умолчанию Access нам предлагает тип Текстовый. Если наше поле текстовое, то, нажимая клавишу Tab, мы приписываем тип Текстовый нашему полю и переходим к следующему столбцу. Если предлагаемый по умолчанию тип нас не устраивает, то щелкнем кнопку раскрытия списка и на экране появится список типов данных, из которого выберем нужный нам тип (рис. 2.4). В третьем столбце записывается комментарий данного поля, после чего нажимаем клавишу Tab, которая переводит нас в первый столбец следующей строки. Далее таким же образом описываем поля NT, KPR, Сепа, Date.

Ниже рассмотрим подробнее используемые в Access типы данных.

Типы данных

Текстовый тип (значение по умолчанию) определяет текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле MEMO - это длинный текст или комбинация текста и

чисел. ЇЇ "і Габлицаї : таблица

нР

Числовой тип определяет числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время описывает дату и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный тип предназначен для описания денежных значений и числовых данных, используемых в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

Счетчик используется Access для создания уникальных последовательно возрастающих (на 1) или случайных чисел, автоматически вводящихся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Логический относится к логическим значениям, а также к полям, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE - объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Мастер подстановок... создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке Тип данных запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Свойства полей

Для каждого поля можно задать определенные свойства, которые зависят от типа данных этого поля. Рассмотрим подробнее свойства полей.

Свойства полей на вкладке Общие: •

Размер поля. Определяет максимальный размер данных поля.

Формат поля. Определяет формат представления данных при выводе данных на печать или экран. Для типов данных Числовой, Денежный, Счетчик существует стандартный набор форматов: основной формат (нет разделителей групп разрядов и символа денежной единицы), число знаков после запятой зависит от точности данных; денежный формат (выводится символ денежной единицы); фиксированный (выводится как минимум один знак до запятой и два - после); с разделителями разрядов (выводятся разделители групп разрядов); процентный (выводится знак процента); экспоненциальный (данные выводятся в экспоненциальной форме). Для типа данных Дата/время имеется следующий стандартный набор форматов: полный формат даты (30.10.97 02.45.15 РМ) устанавливается по умолчанию; длинный формат даты (Четверг 30 Октябрь 1997); средний формат даты (30-окт-97), краткий формат даты (30.10.97), длинный формат времени (14.30.50); средний формат времени (02.30 РМ), краткий формат

времени (14.30). Для логического типа данных имеются следующие форматы: Да/Нет (по умолчанию), Истина/Ложь, Вкл/Выкл, •

Число десятичных знаков. Определяет число десятичных знаков, выводимых после запятой. По умолчанию выводится значение Авто, которое выводит для Денежного, Фиксированного, С разделителем разрядов и Процентного форматов 2 знака после запятой. Для Основного формата число знаков после запятой определяется точностью данных. •

Маска ввода. Задает маску ввода для данных типа Текстовый, Денежный, Числовой и Дата/время. Например, для данных типа Дата/время можно определить чтобы выводились разделители при вводе данных (например _._._) •

Подпись. Позволяет задать более содержательное название поля, которое будет выводится в элементах управления форм, запросов н отчетов. •

Значение по умолчанию.

Условие на значение. В этом в свойстве задается условие, которое при вводе или редактировании данных определенного поля должно быть истинным. •

Сообщение об ошибке. Определяет текст сообщения, который будет выводится при вводе значений, не удовлетворяющих условия, определенных в свойстве Условие на значение. •

Пустые строки. Для текстовых и MEMO полей можно разрешить ввод пустых строк. •

Индексное иоле. Позволяет индексировать таблицу по полю с типом данных Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/время, Счетчик.

Свойства полей на вкладке Подстановка: •

Тип элемента управления. Задает тип элемента управления. Тип Поле используется при подстановке значений из поля этой же таблицы. Тип Синеок или Поле со списком используется, если поле является чужим ключом. •

Тин источника строк. Определяет тип источника данных для элемента управления (Таблица/запрос, Список значений, Список полей). •

Источник строк. Определяет источник строк (имя таблицы или запроса, из которого поступают значения; значения для списка, разделенные точкой с запятой (;)). •

Присоединенный столбец. Определяет столбец списка, используемый в качестве значений элемента управления. •

Число столбцов. Определяет число столбцов, которые выводятся в списке. •

Заглавия столбцов. Если задать значение Да, то будут выводиться значения свойства Подпись в качестве заголовков столбцов списка •

Ширима столбцов. Задает ширину столбцов подстановки. •

Число строк списка. Определяет число строк, выводимых в списке поле, если элемент управления - Поле со списком. •

Ширина списка. Определяет ширину раскрывающегося списка для поля со списком (значение по умолчанию - Авто, т.е. равно ширине строки элемента управления). •

Ограничиться списком. Определяет, можно ли ввести в поле значения, не представленные в списке.

Задание условий на значение поля

Для каждого поля в строке свойств Условие на значение можно задать условия на вводимые значения.

Условие состоит из операторов сравнения и значений (операндов). Несколько сравнений могут бьггь связаны с помощью логических операторов OR (ИЛИ), AND (И) и/или NOT (НЕ).

Прн использовании в качестве операндов данных типа Дата/время их необходимо заключать в символ числа #, а данных текстового типа - в кавычки.

При задании условий применяются следующие операторы сравнения (табл.2.1).

Таблица 2.1. Операторы сравнения Оператор Описание < Меньше <— Меньше или равно > Больше Описание

Оператор >-

о

IN

BETWEEN

LIKE

Больше или равно Равно Не равно

Проверяет на равенство любому значению из списка; операндом является список, заключенный в круглые скобки

Проверяет значение на принадлежность диапазону; верхняя и нижняя граница диапазона разделяются логическим оператором AND Проверяет соответствие текстового или Memo поля заданному шаблону символов Приведем примеры написания условий на значения некоторого поля. Для ограничения ввода в поле NT (наименование товара) товаров Форд-Эскорт, Форд-Транзит, ГАЗ и ВАЗ можно задать одно из двух условий:

«Форд-Эскорт» OR «Форд-Транзит» OR «ГАЗ» OR «ВАЗ»

или

IN («Форд-Эскорт», «Форд-Транзит», «ГАЗ», «ВАЗ») Ограничим ввод в поле Сепа значений, которые принадлежат интервалу от 10 до 40. Это условие можно записать следующим образом:

>= 10 AND <= 40

или

BETWEEN 10 AND 40

Зададим условие на дату выпуска товара, например, дата выпуска не менее 1995 года: >=#01.01.95#

Также можно задавать условия на соответствие шаблону значения текстового или Memo поля. Для этого используется оператор сравнения LIKE, а в качестве оператора задается символьная строка, содержащая символы шаблона: ? (заменяет один произвольный символ), * (заменяет любое количество произвольных символов), # (заменяет одну цифру).

Кроме того, можно задать условие, чтобы определенная позиция текстового или Memo поля содержала (не содержала) только символы, указанные в списке и заключенные в квадратные скобки. Для указания того, что данный символ (список символов) не может исполь- зоваться в определенной позиции, перед символом (списком символов) нужно указать знак!.

Приведем несколько примеров задания условия на поле КТ с использованием оператора LIKE:

LIKE «Т*» - код товара начинается на букву Т, далее

моїут следовать любые символы.

LIKE «?###» - код товара состоит из 4 символов, первый

из которых любой, остальные 3 символа обязательно цифры.

LIKE «[!ЪЬЫ]###» - код товара содержит в первой позиции букву, отличную от Ъ и Ь, далее следуют 3 любые цифры.

LIKE «[А-Х]##» - код товара содержит в первой позиции

любую букву диапазона от А до X и 2 любые цифры.

Задание маски ввода

Маски ввода используются для облегчения ввода форматированных данных. Создавать маски ввода можно для любого поля, кроме поля с типом данных Memo, Счетчика и Поля объекта OLE.

Маска ввода состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой (;). Первая часть представляет собой собственно маску ввода, которая состоит из символов маски и постоянных символов. Вторая часть является необязательной и указывает, нужно ли сохранять постоянный символ (0 указывается, если его сохранять не нужно, 1 - в противном случае). Третья часть указывает символ, используемый для указания заполняемых при вводе позиций (по умолчанию используется «_»).

При задании масок ввода используются следующие символы

маски:

О - в данную позицию обязательно должна быть введена цифра;

не допускается ввод знаков плюс (+) и минус (-); 9 - в данную позицию может быть введена цифра или пробел; не

допускается ввод знаков плюс (+) и минус (-); # - в данную позицию может быть введена цифра, пробел, знак

плюс (+) и минус (-); L - в данную позицию должна быть введена буква; ? - в данную позицию может быть введена буква;

А - в данную позицию должна быть введена буква или цифра; а - в данную позицию может быть введена буква или цифра; & - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел;

С - в данную позицию может быть введен произвольный символ или пробел;

место для десятичной точки; разделитель групп разрядов; < - преобразует символы справа к нижнему регистру; > - преобразует символы справа к верхнему регистру; ! - указывает, что маску следует заполнять справа налево; \ - указывает, что следующий символ следует рассматривать в качестве постоянного.

Маску ввода проще всего задавать с помощью мастера по созданию масок ввода. Например, зададим маску ввода для поля Date. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1.

В режиме конструктора таблицы выберите в нижней части окна свойство Маска ввода. В правой части свойства появится значок построителя (...). 2.

Нажмите кнопку построителя. Access выведет диалоговое окно Созданне масок ввода, в котором будет приведен список стандартных масок, которые можно создать. 3.

Выберите в списке маску ввода Краткий формат даты. Если Вы хотите сразу проверить, как будет осуществляться ввод, щелкните по полю Проверка. 4.

Щелкните кнопку Далее> для перехода к следующему шагу. 5.

В появившемся диалоговом окне необходимо указать символ шаблона (символ, заполняемый при вводе позиций). 6.

Щелкните кнопку Далее> для перехода к следующему шагу. 7.

Щелкните кнопку Готово.

Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной БД имеет первичный ключ. Для задания ключа необходимо в окне конструктора щелкнуть мышью по области выделения поля (слева от имени поля), которое будет ключом. Если в первичный ключ нужно включить несколько полей, то нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкайте левой кнопкой мыши по области выделения нужных полей. Затем выполните команду Ключевое ноле меню Правка или нажмите кнопку Ключевое поле.

В подтверждение того, что ключ задан, Access выведет в области выделения символ ключа.

В нашем примере ключевым полем таблицы ТОВАР будет поле КТ, в котором хранится уникальный код товара.

Создание индексов

Для эффективного поиска данных используется индексирование полей, по которым будет осуществляться поиск. Индекс - это внутренняя таблица, создаваемая системой Access, которая состоит из двух столбцов: значение выражения поля, включенного в индекс и адрес каждой записи в таблице. При отсутствии индекса системе Access приходится просматривать все записи таблицы, а при наличии такового поиск осуществляется быстро, так как индексы используются для прямого поиска записей по индексному полю.

Можно задавать индексы по одному полю, по нескольким полям и составные индексы.

Индексы по одному полю. Этот тип индексов используется для ограничения количества записей, которые приходится просматривать при поиске данных по соответствующему полю. Например, Date=1996. Также можно задавать индексы по нескольким полям, если необходимо отыскать запись, удовлетворяющую условию поиска по нескольким полям. В этом случае все строки индекса по одному полю будут сравниваться со строками индекса по другому полю, в результате чего будут найдены указатели к записям, удовлетворяющим обоим критериям поиска.

Индекс по одному полю задается в режиме конструктора таблицы. Для задания индекса по некоторому полю выполните следующие действия: 1.

Выберите поле, по которому необходимо создать индекс. 2.

Щелкните по ячейке свойства Индексное поле в части окна Свойства ноля. 3.

Раскройте список значений этого свойства. 4.

Выберите из списка тип индекса.

По умолчанию Access для всех полей кроме первичного ключа устанавливает значение Нет свойству Индексное поле. Для того, чтобы поле сделать индексным, необходимо выбрать значение Да (Допус- каются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются). Если Вы выберете значение Да (Допускаются совпадения), то по этому полю будет создан индекс, который имеет записи с повторяющимися значениями. Например, если проиндексировать таблицу ТОВАР по полю KPR, то у одного производителя может быть несколько наименований выпускаемого товара. Если вы выберете значение Да (Совпадения не допускаются), то будет создан индекс, содержащий уникальные значения данного поля. Такой тип индекса Access автоматически задает по первичному ключу таблицы.

Составные индексы. При использовании составных индексов не требуется сравнения значений двух индексов и время поиска значительно сокращается. Например, необходимо создать составной индекс по полям KPR и Cena. Для этого необходимо в режиме конструктора таблицы выполнить следующие действия: 1,

Выберите команду Индексы меню Вид или нажмите кнопку Индексы на панели инструментов. 2.

В окне Индексы введите в пустой строке имя составного индекса PRC в поле Индекс. 3,

В столбце Имя поля окна Индексы выберите имя поля KPR, пользуясь раскрывающимся списком. 4.

Для добавления еще одного поля в составной индекс введите его имя в следующей строке столбца Имя поля.

Окно Индексы будет выглядеть, как показано на рис. 2.5.

Область выделения индекса п/ияодтішї*- -МШ їі - •. І^ШШІІіІЖЕЗ!» КГРВС . KPR Cena По возрастанию По возрастанию И! РлтадКеу jKT По возрастанию rlKPR ! KPR П о возрастанию ? ви'™ , С помощью составного индекса можно осуществлять поиск либо по первому полю, либо по первому и второму.

На использование составных индексов имеется ограничение: только последнее условие поиска может содержать операторы неравенства, то есть система Access может выполнить только подобные условия поиска:

KPR = ПР1

KPR > ПР1

KPR = ПР1 AND Сепа < 15

Условие поиска

Сепа <15

выполниться не может, так как оно должно обязательно включать первое поле индекса.

Для выхода из окна Индексы щелкните кнопку Закрыть этого окна.

После того, как все поля описаны, таблицу необходимо сохранить, для этого нужно выполнить команду Сохранить или Сохранить как меню Файл, либо нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, Access выведет диалоговое окно Сохранение, в котором в поле Имя таблицы необходимо ввести имя созданной таблицы, затем нажать кнопку ОК, после чего структура таблицы БД считается описанной.

Аналогичным образом описываются таблицы ПРОИЗВОДИТЕЛЬ, имеющая поля KPR (код производителя), NPR (наименование производителя), RT (рейтинг производителя), CityPR (место нахождения производителя) и ПОТРЕБИТЕЛЬ, имеющая поля КРТ (код потребителя), NPT (наименование потребителя), CityPT (место нахождения потребителя).

Определение связей

Связь между таблицами устанавливается с помощью поля (полей), которое содержит одинаковые значения для отдельных таблиц. Чаще всего эта связь делается посредством первичного ключа одной таблицы с совпадающим полем другой таблицы. Например, для установления связи между таблицей ПРОИЗВОДИТЕЛЬ и ТОВАР в первой используется первичный ключ KPR, а во второй поле KPR.

Существует три типа связей: один-к-одному (1:1), один-ко- многим (1:М) и много-ко-многим (M:N).

Связь один-к-одному означает, что каждой из записи в одной таблице будет соответствовать одна запись другой таблицы и наоборот.

Например, между наименованием столицы страны и наименованием страны установлена такая связь.

Связь один-ко-многим означает, что каждой записи в одной таблице будет соответствовать несколько записей в другой таблице. Например, каждой записи в таблице ТОВАР соответствует несколько записей в таблице ПОСТАВКА.

Связь многие-ко-многим означает, что каждой записи в одной таблице будет соответствовать несколько записей в другой таблице и наоборот. Такой тип связи система Access не поддерживает (при наличии такой связи необходимо ввести дополнительную таблицу).

В дальнейшем эти связи будут использоваться в запросах, формах или отчетах.

Создание связей. Для определения связей между таблицами необходимо выполнить команду Схема данных меню Сервис или

нажать кнопку Схема данных :ІІ1 на панели инструментов. При первом определении связей откроется окно Схема данных, а затем диалоговое окно Добавление таблицы, в котором необходимо выделить все таблицы (щелкать мышью по именам таблиц, удерживая клавишу Ctrl для выделения несмежных имен таблиц или Shift - для выделения смежных имен таблиц). После выделения таблиц нужно нажать кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть. В окно Схема данных будут помещены все таблицы.

Для установления связи менузу таблицами ПОСТАВКА и ТОВАР необходимо щелкнуть кнопкой мыши по полю КТ таблицы ТОВАР, перетащить и отпустить его на поле КТ таблицы ПОСТАВКА. В открывшемся диалоговом окне Связи строка будет заполнена полями, по которым связываются таблицы (рис 2.6). Если нужно создать связи и по другим полям, их необходимо •заполнить в пустых строках, пользуясь кнопкой раскрытия списка. В диалоговом окне Связи установите флажок Обеспечение целостности данных, при этом система Access не позволит ввести в таблицу ПОСТАВКА запись с несуществующим или неправильным кодом товара. После установления флажка Обеспечение целостности данных становятся активными еще 2 флажка: Каскадное обновление связанных нолей и Каскадное удаление связанных записей. Установление флажка Каскадное обновление связанных полей обеспечивает при изменении значения первичного ключа в таблице на стороне «один» (при связи «один-ко-многим») изменение значения соответствующего поля на стороне «многие». Например, при изменении КТ в таблице ТОВАР поле КТ в таблице ПОСТАВКА будет изменено автоматически. Установление флажка Каскадное удаление связанных записей обеспечивает при удалении записи в таблице на стороне «один» (при связи «один-ко-многим») удаление всех записей, соответствующих первичному ключу удаляемой записи на стороне «многие».

После установления связей между таблицами окно Связи будет выглядеть, как показано на рис. 2.7 (связь между таблицами, на стороне «один» указывается 1, а на стороне «многие» - <»).

Изменение связи. Для изменения связи дважды щелкните левой кнопкой мыши по соответствующей линии связи или укажите изменяемую линию связи, щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Изменить связь, после чего откроется диалоговое окно Связи.

Удаление связей. Для удаления связи между таблицами, например между таблицами ПЮИЗВОДИТЕЛЬ и ТОВАР, нужно выделить мышью эту связь и нажать клавишу Del (или, нажав правую кнопку мыши, выполнить команду Удалить связь из контекстного меню).