<<
>>

Делегирование на работе

  Делегирование — это слово, известное главным администраторам, президентам и высокопоставленным должностным лицам. Считаете ли вы совпадением, что люди, занимающие эти должности, знают, как правильно делегировать полномочия? Нет, это не случайно.
Эти люди учились включать навыки делегирования в свои системы управления временем. Если вы хотите максимально использовать свое рабочее время, подумайте о том, чтобы сделать то же самое.

Как вы помните, в главе 4 дано краткое описание основ делегирования. Чтобы освежить эту информацию, прочтите резюме основных шагов. Выберите задачу, которая будет делегирована. Выберите человека для выполнения этой задачи. Дайте конкретные указания. Выбросьте из головы эту задачу и доверьтесь человеку, выбранному для выполнения работы. Напишите план для оценки продвижения работы. Примите выполненную работу. Похвалите человека, учитывая работу, которую он проделал.

Порядок соподчиненности в организации

Когда вы делегируете полномочия на работе, следует иметь в виду, что это касается властной структуры. Те, кому вы делегируете полномочия, считают вас представителем власти. Это значит, что вы должны

хорошо владеть навыками лидерства. Есть ли у вас навыки, в которых вы нуждаетесь? Рассмотрим некоторые из наиболее общих навыков лидерства.

Эффективная коммуникация

Вы должны уметь общаться эффективно. Не надейтесь, что кто-то и так будет точно знать, чего вы хотите от него, даже если вы не донесете правильно свою мысль до этого человека. Объясняйте как можно более подробно и ясно. Важен и тон общения.

Удостоверьтесь, что не говорите со своими работниками снисходительно.

alt="" />Да, вы можете занимать ответственную должность, но вы такой же человек, как они.

Вы также должны быть чутким.

Не допускайте, чтобы сотрудники боялись вас.

Они должны знать, что могут подойти к вам с проблемой или вопросом. Выслушайте их и постарайтесь помочь. Вполне возможно, что они придумают, как поднять производительность труда.

Мотивация

Вы можете думать, что у вас нет чтобы интересоваться уровнем мотивации работников.

Но на самом деле у вас нет времени, чтобы не делать этого. Хороший лидер старается поддерживать общий моральный дух на высоком уровне. Этого можно достичь, наметив доклады о достигнутых результатах, организуя собрания персонала и регулярно награждая служащих за хорошую работу. Можно также предоставить работникам немного больше свободы. Это покажет им, что вы верите в их способности, и они будут стремиться оправдать это доверие.

Это лишь некоторые из качеств лидера. Вспомните начальников, которых вы знали в своей жизни. fi A.in'11 Bjk'mm

Какими качествами и навыками они обладали? Как только вы представите себе хорошего лидера, сравните его с самим собой. Есть ли такие области, в которых вам стоит совершенствоваться?

Налаживание связей

Вы знаете, что делегирование работы другим может значительно повысить эффективность использования вами времени на работе. Но знаете ли вы, что вам также будет полезно установить более прочные связи с теми людьми, с которыми вы работаете? Если вы более комфортно чувствуете себя в рабочей обстановке, ваше отношение ко времени изменится к лучшему. Благодаря этому вы создадите рабочее пространство, которое будет способствовать повышению производительности труда и эффективному использованию времени.

Как наиболее эффективно использовать поездку на работу

Неважно, далеко ехать вам до работы и обратно или всего 10 минут, это время можно использовать рационально. Даже если вы не контролируете, сколько времени уходит у вас на поездку, вы можете контролировать то, как тратите это время. Независимо от того, едете ли вы на своем автомобиле или добираетесь общественным транспортом, вы можете эффективно использовать это время.

Есть ли в вашем плане такое дело, ко.торое хорошо сочетается с поездкой на работу? Можете ли вы в это время делать что-нибудь полезное для достижения своих целей? Подходите ко всему творчески. Если, по вашему мнению, все, что вы можете делать — это сидеть как пень, то у вас еще не сформировался тип мышления, свойственный специалисту по управлению временем.

Общественный транспорт

Использование преимуществ общественного транспорта может принести вам большую пользу. Если вы потратите два часа на поездку общественным транспортом вместо получаса езды на своем автомобиле, вы зря потеряете время. Но если общественный транспорт — разумный выбор, рассмотрите этот вариант.

Общественный транспорт освобождает вас от стресса и ответственности, которая лежит на водителях. Вы не должны следить за движением и, следовательно, не обязаны уделять все свое внимание дороге. Это значит, что вы можете заняться другими делами. Ваши руки не связаны, вам не приходится рассредоточивать внимание, поэтому уровень стресса может снизиться. Так что же вы собираетесь делать с этой свободой?

Посмотрите на свой план. Есть ли какая-нибудь малопродуктивная работа, с которой вы можете разобраться? Возможно, вы не успели что-то закончить из вчерашнего списка дел. Если вы хотите сделать что-то, непосредственно связанное с вашим планом и/или списком дел, пусть это будет такое дело, для которого не требуется много места и глубоких раздумий. Вы не должны забывать, что будете находиться в обществе других людей. Не всегда можно будет найти свободное место. Вероятно, будет много шума и других отвлекающих факторов. Примите все это во внимание, решая, чем вам заняться в дороге.

Один из способов обойти неизбежные отвлекающие факторы — прослушивание музыки. Что-нибудь приятное, но не слишком увлекающее вас. Легче перестать обращать внимание на внешние отвлекающие факторы, если вы слушаете джаз. Однако музыка на должна завладевать вашим вниманием, иначе она просто станет другим отвлекающим фактором.

Вот некоторые советы относительно того, как с выгодой использовать время в дороге при пользовании общественным транспортом:

О Почитайте газету. Если для вас важно знать о том, что творится в мире, используйте это время на то, чтобы узнать о происходящих событиях. Вы можете просмотреть заголовки и прочитать интересные статьи. Добравшись до места назначения, вы можете

выбросить газету, если там больше нет интересующей вас информации.

Подготовьте служебную записку, которую нужно отослать коллегам или подчиненным. Служебные записки, как предполагается, должны быть составлены кратко и по существу, так что вам не придется тратить на них много усилий или времени. Несложно набросать черновик, чтобы вам не пришлось беспокоиться об этом, когда вы придете в офис. Кроме того, для этого вам не потребуется много места. Вы можете сделать краткие заметки стоя. В случае необходимости можете даже использовать салфетку вместо бумаги.

© Изучите свой список дел на следующий день. Внесите любые необходимые изменения. Сравните его с вашим планом. Все ли принято во внимание? Может ли ваш день быть хорошим примером эффективного использования времени? Если нет, то внесите изменения прежде, чем погрузиться в суматоху следующего дня.

Расслабьтесь. Если вы умеете расслабляться, не обращая внимания на помехи, дорога может стать для вас идеальным временем. Вы можете использовать это время для того, чтобы мысленно подготовиться к предстоящему дню. Когда приедете на работу, то уже будете готовы сразу взяться за дело. Окружающим, вероятно, потребуется немного времени, чтобы выпить чашку кофе перед тем, как приступить к работе. Вы получите большое преимущество, если пройдете через это.

© Сделайте что-нибудь, доставляющее вам удовольствие. Это особенно верно, если выполняемая вами работа не приносит вам радости. Возможно, вы любите читать, тогда прихватите с собой тот фантастический роман, который вам пришлось отложить. Возможно, вы ждете ребенка. Изучите список имен для него. Если у вас есть любовник, запланируете романтический вечер. Подойдет все, что вызывает улыбку на вашем лице. Вам будет немного легче работать, если ваш рабочий день начинается и заканчивается небольшими радостями.

Поездки на автомобиле

Если вы за рулем автомобиля, то продуктивно использовать время в дороге несколько сложнее, чем при поездке на общественном транспорте. Ведя машину, вы не можете полностью сосредоточиться ни на чем, кроме ситуации на дороге. На вас лежит ответственность

перед самим собой и окружающими за соблюдение правил и инструкций, обеспечивающих безопасное вождение. Вы не располагаете той свободой, которая есть у вас при поездке общественным транспортом, но это не означает, что вы не можете использовать это время эффективно.

alt="" />Сначала выясним, чего вы не можете делать при вождении. Например, вы не можете рассчитывать на свои глаза, руки и ноги для решения дополнительных задач. Они уже заняты. Таким образом, чтение, письмо и танцы исключаются. Здесь главный приоритет — ваша безопасность. Даже при том, что вы должны полностью сосредоточиться на вождении, не считайте, что впустую тратите время. Прежде всего — приоритеты, помните? Это поможет вам оставаться в рамках своей системы управления временем.

Если вам удобно использовать многозадачный режим при вождении и вы знаете, что сможете оставаться при этом ответственным и осторожным, обязательно подумайте о том, что вы можете делать, находясь в пути. Посмотрите, можете ли вы воспользоваться следующими советами.

© Изучайте иностранный язык. У вас есть в машине магнитофон или плейер для компакт-дисков? Если есть, вы можете использовать время в пути для обучения. Есть сотни хороших обучающих курсов на кассетах и компакт-дисках, которые можно слушать при вождении.

© Мысленно готовьтесь к работе. Как и в случае поездки на общественном транспорте, вы можете использовать это время, чтобы мысленно подготовиться к предстоящему дню. Подумайте о тех делах, которые вы запланировали, и о других задачах, которые вы хотели бы решить. Если вы освежите в памяти свои планы, это будет так же полезно для начала работы, как чашка крепкого кофе.

0 Мысленно произносите речь или читайте доклад, которые вам нужно подготовить. Повторяйте про себя краткое содержание речи, пока не будете хорошо ориентироваться в нем, поупражняйтесь в различных способах подачи материала. Используйте то преимущество, что вас никто не слышит. Попробуйте разный тон, паузы и интонацию, чтобы сделать речь более интересной. Если

вы достаточно поупражняетесь, вы будете более уверены в себе во время презентации.

Прослушайте новости по радио. Вы можете узнать о текущих событиях и о том, что происходит в мире. Если вы делаете это каждый день, газеты будут вам не нужны, а это только убавит проблем с бумагами.

Сохраняйте контроль над своим рабочим пространством

Теперь, когда ваш офис находится в идеальном состоянии и удовлетворяет вашим индивидуальным потребностям, все сделано, верно? Неверно. Как и в случае с уборкой в спальне, порядок и чистота, если вы утратите над ними контроль, в конечном счете превратятся в беспорядок и грязь.

Вознаграждайте себя

Прежде всего поздравьте себя с хорошо выполненной работой. Не забывайте о важности вознаграждения! Признайте тот факт, что вы вложили много труда и мыслей в организацию такой сложной области. Вы выполнили тяжелую часть работы; теперь вам нужно лишь поддерживать достигнутый результат.

Сохраняйте контроль

Нетрудно поддерживать управление своим временем, если вы всегда будете держать себя в узде. Это означает, что вы должны всегда контролировать себя.

Бумаги, вероятно, снова станут вашей самой большой проблемой. Все бумаги, в том числе журналы, газеты и любую другую литературу, которую вы регулярно получаете, по крайней мере один раз в неделю нужно сортировать и выбрасывать или убирать на хранение. Возможно, что вы не еще не просмотрели журналы и газеты к тому времени, когда нужно сортировать бумаги. В таком случае быстро просмотрите те статьи, которые вы хотели бы прочитать. Вырежьте их и сложите в папку, чтобы прочитать позже. Выбросите остальную часть периоди- ' ки; она вам будет только мешать.

К разбору корреспонденции все относятся по-разному. Некоторые предпочитают оставлять это занятие на конец недели, когда часть бумаг уже рассортирована, другие предпочитают делать это ежедневно. Ваше решение, скорее всего, будет зависеть от количества почты, которую вы получаете каждый день. Возможно, вам потребуется по крайней мере час, если вы будете разбирать письма только один раз в неделю. Конечно, если заниматься ими так

редко, у вас на столе накопятся целые горы писем. Возможно и такое, что вся ваша входящая корреспонденция за неделю уместится в корзине, предназначенной специально для этой цели, и окажется, что на самом деле дольше разбирать письма каждый день, чем все сразу. Но независимо от того, когда вы сортируете корреспонденцию, всегда делайте это рядом с мусорной корзиной. Даже не открывайте «макулатурную» почту (лотереи, предложения продажи товаров по почте и т. д.). Это будет пустой тратой времени. Если же во вскрытых письмах оказываются ненужные рекламные объявления, то от них можно немедленно избавиться.

В конце каждого дня раскладывайте все по своим местам. Убирайте все лишнее. Пусть ваше рабочее место выглядит так, как будто здесь никто не работал. Используйте это время для того, чтобы просмотреть ваш план на следующий день. Кроме того, проверьте еще раз свой список дел. Вычеркните все дела, которые вы сделали, но забыли отметить, и перенесите любые дела, которые не закончили, в список дел на следующий день.

Следите за своими приоритетами

В конце каждого месяца просматривайте список приоритетов. Проверяйте, продолжаете ли вы заниматься делами, которые имеют прямое отношение к вашим приоритетам. Возможно, вы захотите изменить

или поменять местами некоторые из приоритетов. Делайте это сразу или в любой день месяца — каждый раз, когда такая идея придет вам в голову. Кроме того, рассмотрите свои цели. Укладываетесь ли вы в крайние сроки, которые установили для себя, или продвинулись вперед дальше, чем рассчитывали? Возможно, вы решите, что больше не стоит тратить время на достижение какой-то цели. Независимо от того, какие изменения должны быть сделаны, они смогут вступить в силу с начала нового месяца.

Поддерживайте равновесие

На работе не так сложно поддерживать управление временем. Поскольку ваша работа структурирована уже сама по себе (по крайней мере, в большей степени, чем другие области вашей жизни), рутинные дела и заведенный порядок достаточно эффективны в этой обстановке. Не забывайте об основных принципах и применяйте их в соответствии со своим стилем. Кроме того, не забудьте, что необходимо поддерживать крайне важное равновесие — равновесие между работой и другими сферами жизни. Сохраняйте контроль над собой; не позволяйте ему ускользать от вас.

 

<< | >>
Источник: Адамс  Боб. ВРЕМЯ. СЕКРЕТЫ УПРАВЛЕНИЯ Как успевать жить и работать. 2007

Еще по теме Делегирование на работе:

  1. 4.5. Основные правила (техника) делегирования
  2. Методы проверки и оценки знаний, умений и навыков учащихся: повседневное наблюдение за учебной работой учащихся; устный опрос - индивидуальный, фронтальный, уплотненный; выставление поурочного балла; контрольные работы, проверка домашних работ; программированный контроль, тестирование
  3. Второй год работы: работа над проектом смены курса
  4. Методы учебной работы по выработке умений и навыков применения знаний на практике: упражнения, лабораторные работы
  5. Методы самостоятельной работы учащихся по осмыслению и усвоению нового материала: работа с учебником, лабораторные занятия
  6. Глава 3. Когда совместная работа мешает творчеству Рождение нового группового мышления и сила работы в одиночку
  7. 10.1. Сущность самостоятельной работы. Роль преподавателя в организации самостоятельной работы студентов
  8. § 2. Самостоятельная работа как учебная деятельность Основные требования к самостоятельной работе
  9. Глава II. МЕРЫ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ ГРАЖДАН, ЗАНЯТЫХ НА РАБОТАХ С ХИМИЧЕСКИМ ОРУЖИЕМ, А ТАКЖЕ ГРАЖДАН, ПОЛУЧИВШИХ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗАБОЛЕВАНИЯ В РЕЗУЛЬТАТЕ ПРОВЕДЕНИЯ УКАЗАННЫХ РАБОТ (в ред. Федерального закона от 22.08.2004 № 122-ФЗ
  10. Нарушения при поиске и приеме на работу Дискриминация при приеме на работу
  11. НА РАБОТЕ
  12. Работа
  13. 1.1. КУРСОВЫЕ РАБОТЫ
  14. 3.4, РАБОТА С ТЕКСТОМ
  15. 3. Воспитательная работа.
  16. Обязательные работы