<<
>>

Устраните/возьмите под контроль отвлекающие факторы

  Как часто в качестве оправдания вы говорили: «Я отвлекся»? Вероятно, тысячи раз. Это одно из самых распространенных объяснений сорванных сроков, забытых в детсаду детей, неприготовленного ужина и вообще любого мыслимого промаха.
Такое объяснение люди обычно воспринимают нормально, потому что все мы на что-то отвлекаемся. Иногда даже кажется, что отвлекающие факторы управляют нашей жизнью.

Отвлечение — это все факторы, которые заставляют нас оторваться от работы. Шум, отсутствие шума, непредвиденные случаи, телепередачи, птица за окном — все это отвлекающие факторы. Они неизбежны и могут разрушить наши тщательно составленные планы. Однако есть простые действия, которые мы можем предпринять, чтобы минимизировать ущерб.

Рады ли вы отвлечься?

Сначала вы должны понять, что в большинстве случаев отвлекающие факторы становятся проблемой только потому, что мы позволяем им быть таковыми. Другими словами, переключение телеканалов в соседней комнате может вывести вас из себя; но никак не подействует на вашего товарища. Если вы не получаете удовольствия от того, что делаете, вы можете подсознательно искать, на что бы вам отвлечься. В таком случае вы рады всему, что отвлекает ваше внимание, хотя и жалуетесь на это. На самом же деле вы находите способ возложить вину на кого-либо за отсутствие у вас мотивации.

Если вы в душе рады отвлекающим факторам, возможно, что вы просто недостаточно сосредоточились. Это не означает, что нужно предельно концентрироваться на всем, что вы делаете. Возможно, вы заметите, что постоянно отвлекаетесь лишь тогда, когда пишете статью или делаете заметки на встрече. Это естественно, если именно эти занятия вам не нравятся. Если вы обнаружили, что цвет травы на газоне у соседей внезапно заинтересовал вас больше, чем всегда, обратите внимание на то, над чем вам нужно работать. Очень трудно оставаться сосредоточенным на деле, которое вызывает раздражение, но это вполне возможно.

Контролируйте отвлекающие факторы

Вы можете контролировать некоторые реальные отвлекающие факторы. Например, если вам нужно написать статью, выключите телевизор, чтобы ваши глаза не смотрели в том направлении. Если необходимо, закройте дверь и опустите шторы. Разверните монитор так, чтобы вас не отвлекали блики. Удалите все внешние отвлекающие факторы, какие только возможно. Некоторым это поможет, но если написание статьи действительно вызывает у вас ужас, возможно, что сама ваша психика восстала против вас.

Мечты — любимая форма отвлечения. Они не требуют внешних воздействий; они опираются на ваши фантазии и недостаток сосредоточенности. Так как вы не можете полностью отключить свое сознание, вам нужно будет найти альтернативный способ избежать мечтаний. В таком случае вы можете использовать наглядные пособия. Когда вы входите в эту «зону», может показаться, что вы не видите перед собой предметов, но ваши глаза все же будут регистрировать информацию. В пределах поля зрения поместите записку с перечнем причин, по которым это дело так важно для вас. Или, если положительное подкрепление не действует, составьте список проблем, которые неизбежно возникнут, если вы не доведете дело до конца.

Еще один совет. Дайте другому знать, что вам трудно сосредоточиться. Попросите, чтобы этот человек периодически проверял, насколько далеко вы продвинулись к достижению своей цели. Возмож

но, вы почувствуете, что вам необходимо успеть сделать больше, и будете более сосредоточенным. Но не допускайте, чтобы вас проверяли слишком часто, потому что это послужит еще одним отвлекающим фактором.

Во что вам обходятся отвлечения?

Задумайтесь над тем, сколько времени у вас уходит на отвлечения. Используете ли вы отвлекающие факторы в качестве оправдания своих частых опозданий? Если вы сосредоточены на своем плане, он быстро будет выполнен.

Однако если вы позволяете отвлекающим факторам постоянно вмешиваться в вашу жизнь, то какое-то дело может растянуться на многие дни. Никто не хочет просыпаться утром, зная, что нужно закончить неприятное дело, которое можно было сделать накануне. От этого вы начинаете еще хуже относиться к задаче и поэтому еще чаще отвлекаетесь. Попробуйте сосредоточиться на положительном аспекте данной работы, даже если он состоит лишь в том, чтобы довести ее до конца и забыть о ней.

Конечно, есть отвлечения, которых вы не можете избежать. Такие чрезвычайные обстоятельства, как, например, болезнь одного из членов семьи, невозможно предвидеть. Но если вы умеете управлять временем, то оставите некоторое время на непредвиденные случаи.

Имейте в виду, что отвлекающие факторы — не всегда ваши враги. Если вы склонны отвлекаться слишком часто, это может быть предупреждающим знаком, на который следует обратить внимание. Мы живем в очень беспокойный век, и некоторые люди страдают от перегрузки чаще, чем другие. Отвлечение само по себе может быть естественным способом дать немного отдохнуть нашей психике. Хотя может показаться, что в этом есть какое-то противоречие, перерывы — важная часть достижения поставленных целей. Так что внимательнее относитесь к своей невнимательности. Возможно, вам нужно просто запланировать еще несколько перерывов.

Помехи

Помехи тоже отвлекают. Помеха — это вмешательство в ваши планы, вызванное какой-либо внешней силой. Наиболее часто помехой становятся люди, и иногда с этим справиться труднее, чем с отвлекающими факторами. Кто-то может спокойно попросить других не беспокоить его, кому-то очень трудно сделать это из страха задеть чувства

людей или прервать социальные контакты. Невзирая ни на что, нужно бороться с помехами, если вы хотите развить навыки управления временем.

Помехи бывают разными. Некоторыми вы просто вынуждены заняться. Например, ураган сломал ветку и она выбила окно в вашем прекрасном эркере. В таком случае вы должны предпринять какие-то действия.

Но от наиболее распространенных помех можно избавиться. Для этого требуется лишь немного навыка и практики.

«Можно вас на минутку?»

Социализация необходима для нашего комфорта и счастья, не так ли? Но всегда ли? Трудно избежать помех со стороны людей. Однако если вы не введете определенные временные ограничения, весь ваш день может уйти на помехи, начинающиеся со всем известных слов: «Можно вас на минутку?» Поскольку вы сталки ваетесь с этой «проблемой» лицом к лицу, легко поддаться уговорам. Но есть способы избежать длительных заминок, не задевая чувств других и не прослыв отшельником.

Прячьтесь. Да, этот совет звучит глупо, но он работает. Если у вас есть проект, над которым вам нужно поработать, попытайтесь найти место, находящееся вне зоны передвижения людей. Люди более склонны остановиться поболтать, если они видят вас. Если они не хотят сказать что-то важное, вероятно, они будут проходить мимо, пока вы не встретитесь с ними взглядом. Не привлекайте к себе внимание, можете даже создать себе плохую репутацию, начиная ползать под столом, когда услышите приближение чьих-то шагов. Вы можете ловко скрываться, разместив свою рабочую зону за частично закрытой дверью. Таким способом вы все же останетесь открыты для тех, кто действительно нуждается в вашей помощи, но сможете избежать всяких сплетников, мающихся от безделья. Эта идея также хорошо работает в случае, когда кто-то хочет зайти к вам

в гости. Используйте глазок. Его устанавливают не просто так. Хорошо подумайте, прежде чем решить, действительно ли у вас есть время и терпение для перерыва в делах.

Сообщите окружающим, что у вас много работы и вы были бы признательны, если бы вас на некоторое время оставили в покое. Подчеркните важность своей работы, если чувствуете, что это поможет лучше передать вашу мысль. Стоит даже попросить, чтобы кто-то отвечал на телефонные звонки или принимал вашу почту. Скорее всего,

вы расчистите место вокруг себя, если начнете раздавать поручения всем, кто останавливается, чтобы побеспокоить вас.

Вставайте, когда к вам кто-нибудь подходит. Людям будет труднее присесть к вашему столу, чтобы поболтать. Кроме того, сохраняйте рабочую позу. Не расслабляйтесь, и никто не станет мешать вам.

Всегда держите рядом с собой какую-нибудь работу. Даже если это липовый факс, адресованный вашей сестре, держите его иод рукой. Если вы видите, что подходит чересчур разговорчивый человек, хватайте этот факс и предлагайте ему отойти в сторону. Не позвольте ему чувствовать себя комфортно.

Кажитесь занятым. Это не слишком трудно. Тогда чаще всего люди не будут втягивать вас в общую беседу, видя, что вы явно заняты.

Устанавливайте временные ограничения. Человек, который вам мешает, должен сразу знать, сколько времени, если оно вообще есть, вы можете ему уделить. Если похоже, что предстоит сложный разговор, спросите, можете ли вы назначить другое время, чтобы посидеть и поговорить. Это вежливый способ спланировать обсуждение и показать, что вы понимаете важность интересов данного человека и готовы потратить на него дополнительное время.

Не бойтесь закрывать дверь. Открытая дверь для многих людей означает приглашение.

Если больше ничего не помогает, повесьте на дверь записку «Не беспокоить!» или «Берегитесь!». Если и после этого люди не будут понимать намек, можете с ними не церемониться.

Семь высказываний, которые могут выручить вас

«У меня нет времени на разговоры. Сейчас я действительно занят».

«Мы можем поговорить обо всем этом в обеденный перерыв?»

«Если вам нечего делать, не могли бы вы выполнить для меня некоторые из этих поручений?»

«Сейчас действительно неподходящее время для этого».

«У меня на двери записка "Не беспокоить!"».

«Вы не обидитесь на меня? Мне нужно сделать важный звонок».

«Извините, вам следует назначить встречу у моего секретаря».

Вас не оттащить от телефона?

Спасибо новым технологиям, но разве вам никогда не хотелось взять и выбросить телефон? Некоторые из нас просто не могут сопротивляться этому звонку.

А что, если это звонок на миллион долларов, который навсегда изменит вашу жизнь? Вы же не знаете этого, поэтому должны ответить на него.

Телефонные звонки — это отвлекающие факторы, на которые мы с легкостью реагируем, поскольку не наша вина в том, что кто-то звонит. Телефонный разговор не отнимает много времени, а звонок может быть связан с каким-нибудь чрезвычайным происшествием. Проследите за тем, как вы пользуетесь телефоном, в течение нескольких дней. Отметьте, кто вам звонит, по какому поводу, как долго продолжается разговор, а затем оцените его важность (см. табл. на с. 106 в качестве примера). Делая это в течение нескольких недель, вы, возможно, испытаете глубокое потрясение, но и пары дней достаточно, чтобы у вас раскрылись глаза. Если вы обнаружили, что общая продолжительность ваших телефонных разговоров больше времени, которое вы тратите на работу, то определенно пора ограничить себя. Ниже даны некоторые советы, которые помогут вам начать лечение от телефонной зависимости.

Отключите звонок и включите голосовую почту или автоответчик. Если вы не знаете о том, что кто-то звонит, у вас не будете соблазна ответить. Даже если вы будете делать так только во время работы над каким-либо проектом, вы поразитесь сэкономленному времени. Вы экономите не только время, требующееся на ведение беседы, но и время, необходимое для того, чтобы снова сосредоточиться на проекте.

Пользуйтесь определителем номера. Если вы не можете решиться отключить звонок (а возможно, что молчащий телефон сам по себе становится главным отвлекающим фактором), установите определитель номера, который позволит вам видеть, кто звонит, прежде чем вы решите ответить. Это не уменьшит число помех, но позволит сократить

ПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕЛЕФОНОМ

Имя

Причина

Время

Значимость

звонившего

звонка

разговора

Сэнди

Почтовый адрес

25 минут

10

Дуг

Запись на прием

15 минут

7

Мишель

Собрание отдела

10 минут

5

Мама

Просто поговорить

10 минут

11

Рэнди

Встреча по продажам

20 минут

8

Доктор Смит

Об анализе крови

5 минут

3

Предложение услуг

30 секунд

12

Сэм

0 вечере в пятницу

5 минут

9

Алисия

Предложение от отдела маркетинга

25 минут

4

Лэрри

Насчет предложения Мартина

20 минут

1

Тара

Вопрос от клиентов

15 минут

2

Брайан

Об акциях

5 минут

6

общее время, потраченное на вынужденные паузы. Однако это поможет лишь в том случае, если вы будете воздерживаться от ответа на каждый звонок.

Выделите определенное время, чтобы делать звонки и отвечать на них. Для оптимальной отдачи наметьте это время так, чтобы оно совпадало с вашим наименее продуктивным временем. Для того чтобы делать телефонные звонки, не требуется много энергии или умственной работы, и это занятие может стать необходимым перерывом в работе, которой вы занимаетесь в настоящее время. Кроме того, сообщите другим, что это лучшее время для того, чтобы дозвониться до вас. Если они будут звонить в промежуток времени, который специально отведен на телефонные разговоры, это уменьшит число неожиданных пауз в течение дня.

Когда вы звоните или отвечаете на звонок, не теряйте зря времени, сразу переходите к сути. Не обязательно узнавать, как дела у каждого члена семьи или какая погода в Кливленде. С другой стороны,

будьте приятным в общении. Начните с вопроса о том, что вы можете сделать для этого человека. Это поощрит звонящего сразу перейти к сути, не начиная с обычной пустой болтовни. Если это возможно, заранее запишите необходимую информацию, чтобы не тратить время, пытаясь вспомнить все, что вы должны сказать.

Установите временные ограничения. Вы можете легко сделать это, сразу сообщив звонящему, что у вас есть лишь несколько свободных минут. Если вы сделаете это вежливо, звонящий не только будет знать о временных ограничениях и соблюдать их, но и будет польщен тем, что вы согласились потратить свое драгоценное время на разговор с ним.

Ни в коем случае не давайте поблажек торговцам. Некоторые люди полагают, что невежливо не признавать право торговца говорить. Но подумайте об этом: повод для такого звонка — продать товар. Если он вас не интересует, скажите об этом сразу же. В противном случае продавец будет тратить впустую ваше и свое время, и прежде чем вы отклоните предложение, произнесет свою речь от начала до конца. Кроме того, не говорите, чтобы он просто послал вам информацию по почте. Мало того что это будет пустая трата времени на уточнение вашего адреса для почтовых отправлений, но это почти наверняка обеспечит вам еще один телефонный звонок в течение нескольких недель и прибавит работы по сортировке почты.

Планируйте паузы заранее

Существуют разные помехи, но только вы будете знать, какие из них больше всего влияют на вас.

Если вы не знаете, то регистрируйте все помехи, с которыми сталкиваетесь в течение дня. Сгруппируйте их в категории и сначала рассмотрите самую большую группу. Вы удивитесь, обнаружив, что технологии, которые вы прежде считали спасительными, — электронная почта, Интернет и сотовые телефоны — в конечном счете отнимают у вас больше времени, чем экономят. Возможно, вы обнаружите, что потратили в общей сложности два часа, глядя, как ваш кот играет за окном. Если сумеете, сведите помехи к конкретным

действиям. Это позволит вам более точно измерять, сколько времени потрачено впустую и сколько можно сэкономить, если немного изменить свои привычки.

Прожить весь день без помех практически невозможно. Полезно отвести для них специальное время в вашем плане. Ждите их — они появятся. Но вы не должны позволить им разрушить ваши планы относительно эффективного управления временем. Выделяя в своем плане время для помех, вы не будете задерживать другие дела. Подумайте, что будет, если помех станет меньше, чем ожидается. Это означает, что у вас появится дополнительное свободное время.

Не бойтесь давать поручения

Если вы чувствуете, что должны быть всюду одновременно, чтобы добиться цели, то скорее всего настало время остановиться и передать кому-нибудь свои полномочия. Некоторые боятся даже подумать об этом. Для других же это — осуществление мечты. Делегирование полномочий — это просто выполнение работы с помощью распределения обязанностей. Это относительно простая мысль, но делегирование следует реализовывать правильно, если вы хотите сэкономить время и силы. Имейте в виду, что это не демонстрация собственной власти. Эффективное делегирование полномочий — не выкрикивание приказов, скорее это приглашение разделить ответственность за завершение проекта.

Люди, серьезно относящиеся к управлению временем, будут учиться передавать полномочия. Конечно, сначала это отнимет часть вашего драгоценного времени, но в итоге вы сэкономите больше времени. У передачи полномочий есть несколько преимуществ, и самое очевидное состоит в том, что вам останется меньше работы. Те люди, которым вы передаете полномочия, будут ценить оказанное им доверие, что позволит установить более близкие отношения. Сама работа станет более легкой, а у вас снизится уровень стресса. Иногда вы даже будете находить таких людей, которые владеют специальными навыками. Благодаря им они будут выполнять работу более эффективно и точно, чем вы.

Довольно часто люди связывают делегирование с работой. Однако оно может быть эффективным во всех областях жизни, особенно если у вас есть друзья и семья (не забудьте детей). Управление временем и его отдельные элементы не ограничены только одной областью вашей жизни.

Процесс делегирования

Для того чтобы заставить делегирование работать на вас, а не против вас, следуйте приведенным ниже советам. Но помните о том, что это займет некоторое время. Если вы будете торопиться, в конечном счете это может стоить вам дополнительных затрат времени.

Примите решение. Прежде чем начать распределение обязанностей, вы должны решить, что нужно делегировать. Напишите список работ, которые должны быть завершены, расставив их по приоритетам. Потратьте немного времени на каждый пункт и посмотрите, есть ли человек, владеющий навыками, необходимыми для выполнения этого задания. Если вы впервые начинаете делегировать полномочия, полезно оставлять наиболее важную работу себе. Вы будете чувствовать себя более комфортно, если отсортируете менее важные задачи. Кроме того, примите во внимание, какая работа приносит вам наибольшую выгоду. Вам следует сосредоточиться именно на ней, тогда как менее выгодные дела — главные кандидаты на делегирование.

Тщательно отбирайте людей. Выбор нужного человека для работы — главная часть процесса делегирования. Прежде всего вы должны помнить о соответствии навыков человека работе. Но уважайте и пожелания людей. Возможно, у человека нет навыков для успешного выполнения задания, но он хотел бы овладеть ими. Может оказаться, что этот человек выполнит работу лучше, чем тот, кто уже владеет этими навыками.

Давайте конкретные указания. Как только вы распределите обязанности, следует дать разъяснения. Точно объясните, что нужно сделать, почему это нужно сделать и когда это должно быть сделано. В случае необходимости проведите тренинг, но не водите человека за руку. Предоставив ему больше самостоятельности при выполнении работы, вы укрепите его уверенность в себе, необходимую для того, чтобы он показал себя с лучшей стороны. Также имейте в виду, что работа над всем проектом приносит большее удовлетворение, чем работа только над его частями.

Когда делегирование завершено, дайте возможность человеку самостоятельно выполнить работу. Не наблюдайте за работой дру

гого, контролируя каждое его движение. Смысл делегирования — освободить больше времени для самого себя. Вы впустую потратите время, беспокоясь и постоянно проверяя, как идет работа. Кроме того, вы вызовете напряженность и нервозность у человека, который выполняет работу, и, таким образом, вероятность ошибок повысится.

Общайтесь эффективно. Важно показать, что вы всегда открыты для общения. Пусть работник знает, что вы в любое время можете ответить на вопросы, но поощряйте его к тому, чтобы сначала он опробовал свои собственные идеи. Это не только покажет, что вы поддерживаете его в работе, но и придаст ему уверенности в собственном мнении. Вы можете заранее запланировать встречи, чтобы проверять, как идут дела. Это время также удобно для того, чтобы узнать, что беспокоит работника и какие у него есть к вам вопросы.

Признавайте возможность ошибок — это хороший способ научения. Если вы успешно провели делегирование полномочий, небольшие ошибки будет легко исправить.

Прежде всего — похвалите человека за хорошо выполненную работу.

Заминки в делегировании

Несмотря на то что делегирование — несложное дело, некоторые люди тем не менее предпочитают брать все на себя. Вот лишь несколько причин этого.

Некоторые люди любят думать, что они обладают сверхчеловеческими способностями, и хотят поддерживать этот имидж. Однако они — обычные люди, которые постоянно берут на себя больше, чем могут сделать. Да, они могут решить эти задачи, но маловероятно, что сделают это хорошо. В итоге — чрезмерный стресс, масса ошибок и еще один усталый и раздражительный человек.

Возможно, вы страдаете перфекционизмом. Вас коробит от одной лишь мысли о том, что вы предоставите другим возможность напортачить в ваших делах. Вы любите, когда все сделано идеально, и редко доверяете кому-либо еще выполнять такого рода работу. Однако, вероятно, вы — как раз тот человек, который больше всего нуждается в навыках делегирования. Если это описание подходит к вам, то вы, скорее всего, оказались в тупике, пытаясь сделать все, и сделать хорошо.

Но иногда это просто невозможно. Попробуйте научиться делить работу с другими. Лучше закончить проект с несколькими ошибками, чем вообще его не начать.

Другая распространенная ошибка состоит в том, что вы просто не можете найти время, чтобы распределить обязанности. Это довольно хороший довод, особенно если учесть, что у вас уже есть проблемы с управлением временем. Но один из основных принципов управления временем — это определение приоритетов и планирование на несколько шагов вперед. Делегирование несомненно займет какое-то время, если вы правильно спланируете это занятие. Но вы должны принять во внимание, что в итоге оно сэкономит вам массу времени. Вы увиде- те результаты не сразу же, а позже. Если вы живете «сейчас», вероятно, это лишь расстроит вас. Но если вас интересует собственное будущее, делегирование — это верный путь к успеху.

<< | >>
Источник: Адамс  Боб. ВРЕМЯ. СЕКРЕТЫ УПРАВЛЕНИЯ Как успевать жить и работать. 2007

Еще по теме Устраните/возьмите под контроль отвлекающие факторы:

  1. 1.2. Новые тенденции развития международной жизни под влиянием глобализации в оценках российских и монгольских исследователей
  2. 2. Становление и углубление сотрудничества
  3. 3.3 Влияние технологических факторов на процесс пенообразования теста, качество изделий и их оптимизация
  4. § 1. Конституционный контроль — принципы и формы защиты прав человека
  5. ЭКОНОМИКА КАК ФАКТОР ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ
  6. 9. Никогда не сваливайте вину на то, что ”события вышли у вас из-под контроля”.
  7. Конец Гражданской войны в СССР
  8. § 2 . Пограничные проблемы Российской Федерации. Фактор «новых границ»
  9. Методы требования и контроля за поведением. Метод переключения. Комплексное использование методов воспитания
  10. Причины искажения валидности
  11. Сравнение условий Внутрисубъектные/межсубъектные планы
  12. 5.5. Экономический фактор как основа прочности государства
  13. Социальное время и хронополитика