<<
>>

Заключите сделку

Наверняка вы уже превосходно овладели навыками планирования, даже если они еще не проявились. Но все равно иногда у вас будет оставаться слишком много не включенных в план задач и не будет неза-

пятого времени.

Но прежде чем начать сокращать личное время и перерывы, остановитесь на минуту и подумайте.

Есть ли у вас другие варианты? Если вы сделали работу хорошо и сбалансировали свою личную, профессиональную и домашнюю жизнь, а также воздержалась от планирования чего-либо, что не было важным или срочным, вам может показаться, что использованы все варианты. Но это не так. Где хотение, там и умение. Когда-нибудь слышали такую пословицу?

Упражнение

Изучите свой список более пристально. Затем внимательнее посмотрите на оставшиеся задачи. Теперь возьмите цветную ручку. Отметьте все неотложные дела в своем списке, которые нельзя поручить другим людям. Они должны остаться.

Затем делегируйте полномочия, наймите работников и вычеркните те пункты, которые можно исключить. Это отнюдь не означает, что вы можете удалить из своих планов ночной сон, — не забывайте о своих приоритетах и здоровье. Но любые дела, которыми вы можете не заниматься сами или которыми не обязательно заниматься сегодня, должны быть исключены. Вероятно, здесь вам придется быть немного более нестрогим, чем обычно. Если вы воздерживаетесь от делегирования, потому что просто не считаете, что эту работу может сделать кто-то другой, очевидно, вы не заботитесь о своем времени. Иногда надо просто уступить. Ваш рабочий график не всегда будет слишком плотным, поэтому (если вам нужно) считайте это одноразовой сделкой.

Теперь сравните то, что вы оставили в своем плане, с задачами, не попавшими в него. Как они располагаются по важности в каждом списке? Если в вашем списке оставшихся дел есть более важные задачи, чем в вашем плане, подготовьтесь заключить сделку.

Сопоставьте наиболее важные пункты в списке оставшихся дел с наименее важными пунктами в своем плане. Сможете ли вы сделать замену — одну задачу и время для ее решения на другую? Если конкретные задачи требуют различного времени, пройдите далее по списку. Возможно, вам даже придется объединить два дела, чтобы заменить их на одно.

Спросите себя, чего вам будет стоить заключение этой сделки, а затем — чего вам будет стоить отказ от этой сделки. Так как все дела важны (если у вас в списке остались какие-то несущественные пункты, пожалуйста, сейчас же удалите их), подумайте, через какое время они станут неотложными. Это, а также степень их важности будут двумя

главными факторами, определяющими ваш успех. Используйте свои навыки принятия решения. Они полезны везде, не так ли?

Как только примете решение о сделке, заключите ее и немедленно назначьте исключенное дело на другое время. Одно лишь то, что данный пункт не определяет ваш успех, не подразумевает, что он не важен. Помните, что ваш список не высечен из камня. Именно поэтому вы должны использовать карандаш, чтобы отмечать дела. Не считайте себя неспособным управлять временем лишь из-за того, что ваш план не выполнен. Напротив, вы хорошо использовали свои навыки управления временем и смогли заставить план работать. Это показывает, что у вас есть способности и навыки, необходимые для превосходного управления временем. Возможно, настало время вознаградить себя.

Эмоции

Другой большой враг (а иногда союзник) вашей системы управления временем — ваши собственные эмоции. Да, они могут быть жизненно важны для управления временем в любой день. Если вы не считаете, что это так, ответьте на следующие вопросы. Что вы делали в последний раз, когда были в унынии? Ходили в подавленном состоянии по дому? Целый день навязчиво размышляли об этом? Звонили на работу и сообщали, что заболели? Шли по магазинам, чтобы ободрить себя? Если вы не придерживались своего плана и не могли уделять все свое внимание проектам, над которыми работали, вероятно, эмоции повлияли на вашу систему управления временем.

Оцените свою реакцию

Поскольку эмоции оказывают влияние на все, что вы делаете, необходимо принимать их во внимание при настройке системы управления временем. Это не значит, что вам всегда нужно оценивать свои эмоции за несколько дней до того, как они появятся. Кто знает, почему иногда мы просыпаемся в ужасном настроении, а иногда улыбаемся весь день?

Но если вы можете оценить, какие чувства будете испытывать в связи с конкретным делом и какой будет ваша реакция на эти чувства, то сможете еще дальше продвинуться вперед в эффективном использовании времени.

Например, вам предстоит заняться крупным проектом, завершение которого займет несколько недель. Вести этот проект начальник поручил вам. Это вполне может означать для вас повышение в должности при удачном завершении работы. Итак, вы ставите перед собой цели, разбиваете большую задачу на меньшие и составляете хорошо сбалансированный план. Теперь вы вполне уверены в том, что все будет сделано хорошо и вовремя. Проходит время, дело продвигается успешно, и все идет точно по плану.

Однако в последнюю неделю вы поняли, что для вас может значить этот проект. Не то чтобы вам это было непонятно сначала, но теперь, когда его нужно быстрее закончить, вы внезапно начинаете паниковать. Вы не привыкли работать в условиях оказываемого давления, вам никогда не приходилось этого делать, и вы начинаете думать, что не сможете закончить работу. Страх сковывает ваши действия. Вы останавливаетесь и медлите. Часть работы сделана, но с оставшейся вам не справиться. Вы не успеете к крайнему сроку и не получите повышения.

В таком случае вам нужно оценить свою эмоциональную реакцию на жесткий крайний срок. В прошлом вы сталкивались с крайними сроками и знаете, что не очень хорошо реагируете на внешнее давление. Добавьте к этому волнение по поводу возможного продвижения по службе. Конечно, вы не выдержите. Учитывая всю эту информацию, вы могли бы придумать лучший план управления временем. Так что вы могли бы сделать?

Проанализируйте свою реакцию

Итак, вы способны составлять план и придерживаться его.

Это ваша сильная сторона, поэтому вы хотели бы использовать ее в своих интересах. Ваш план должен отражать не только работу, которую нужно сделать, но и и влияние, которое ваши эмоции будут оказывать на работу. Так, в приведенном выше примере период уверенности в себе приходится на начало работы, когда проект новый, а впереди еще много времени. Вы чувствуете себя уверенно и в целом положительно воспринимаете этот проект.

Однако по мере того как работа над проектом затягивается, ваша уверенность в себе уменьшается. Вы начинаете чувствовать страх и беспокойство. Вы боитесь работать над проектом, даже зная, что долж

ны это делать. Учтите эти чувства, составляя план. Первые несколько недель вашего списка должны вмещать большую часть проекта. Когда вы уверены в себе, то работаете наиболее эффективно, а значит, справитесь с этим объемом работы и выполните ее хорошо. На последние несколько недель, когда вы уже устанете и вряд ли сможете много работать, останется лишь несколько задач. Равномерно сбалансированный план — не всегда лучший путь. Иногда необходимо заранее рассмотреть действие внешних факторов, которые могут нарушить это равновесие.

Контроль над эмоциями

Эмоции негативно влияют на ваше управление временем, когда вы перестаете контролировать их. Мы не можем всегда контролировать то, что чувствуем, но до некоторой степени можем управлять своими реакциями на эти эмоции. Скажем, вы легко раздражаетесь. Любая мелочь выводит вас из себя. Вы можете либо навязчиво думать обо всем, что вас раздражает, и бросаться на каждого, кто переходит вам дорогу, либо признать тот факт, что вы раздражительны, и контролировать свою реакцию. Например, вы могли бы ежедневно делать гимнастку, чтобы ослабить некоторые из сдерживаемых чувств.

Есть масса книг, посвященных тому, как справиться со своими эмоциями, но все сводится к силе воли.

Это не значит, что вы должны запрятать все свои чувства глубоко внутрь, — это лишь создаст проблемы. Но вы можете опираться на здравый смысл и силу воли, чтобы не позволить эмоциям контролировать ваши действия.

Решите проблему с бумагами

Все мы с любовью относимся к разным бумагам. А разве может быть иначе? Журналы, книги, бумага для заметок, письма, папки, визитные карточки и все что угодно, сделанное из бумаги, может принести нам

хорошие новости, приятные сюрпризы, богатство, славу, знания и новые возможности. Бумаги позволяют нам выглядеть занятыми и умными. Это помогает нам в повседневной жизни. Так какие же могут быть возражения против них? Почти в каждом руководстве по управлению временем так или иначе затрагивается проблема с бумагами. Все сводится к одной причине: бумаги могут стать концом управления временем.

Проведение инвентаризации

Все вышесказанное — не преувеличение. Бумаги не только загромождают ваш стол, они также начинают определять за вас приоритеты. Рассмотрим это более подробно.

Прежде всего оцените все бумаги вокруг вас. Теперь представим, что вы детектив и можете снимать отпечатки пальцев. Как вы думаете, сколько ваших отпечатков пальцев было бы найдено на каждой бумажке? Конечно, будут такие, которые нужны вам постоянно, но мы сосредоточимся на тех, которыми вы действительно мало пользуетесь, хотя и на них, скорее всего, все равно найдется несколько отпечатков.

alt="" />Зачем вам снова и снова беспокоиться о чем-то, если от этого вам мало пользы? Затем, что это лежит на вашем пути и это — бумаги, а бумаги — важная вещь. Кроме того, вы не хотите, чтобы все деревья вырубались напрасно, не так ли? Бумаги — это проблема, которая имеет тенденцию возвращаться. Как только она у вас появилась, от нее уже трудно избавиться. Если вы уже в который раз берете в руки какую-нибудь бумагу, это негативно отражается на вашем управлении временем.

Только одно прикосновение

Большинство бумажных предметов, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня, нужно брать в руки только один раз. В качестве примера возьмем записку. Скажем, вы получаете служебную записку, в которой сообщается, что через неделю состоится собрание компании. Большинство людей посмотрят на эту записку и отложат ее в сторону. Велика

вероятность того, что этот клочок бумаги будет поглощен грудой бумаг, заблудившихся на вашем столе, и вы никогда не увидите его снова. Это может создать любые проблемы в вашем управлении временем.

Поскольку вы не записали день и время собрания, то не уверены, на этой или на следующей неделе оно состоится, в конференц-зале «С», в комнате для отдыха, вскоре после завтрака или утреннего собрания. Вы смутно помните, что эта информация где- то записана, поэтому автоматически тянетесь к груде бумаг. Да, она находится там, но найти ее довольно сложно. Вы перебираете те же самые бумаги, которые уже тысячу раз брали в руки, но все бесполезно.

Потраченное время

Итак, вы уже потратили время, ломая голову над потерянной запиской, пытаясь вспомнить, где ее видели и куда положили, наудачу копаясь в бесконечной куче бумаг и все-таки не найдя ее. Но подождите, это еще не все. Не получив необходимой информации, вы решаете обратиться к сослуживцу. Вам крайне неприятно это делать, так что вы тратите на это еще больше времени. Наконец, у вас есть информация, которая вам нужна. Посмотрите, сколько времени вы потратили. Довольно плохо для специалиста по управлению временем, хорошего во всем остальном, не так ли?

Как вы могли бы более эффективно использовать свое время? Получив служебную записку, вы должны были немедленно записать время собрания в своем органайзере и выбросить записку. Эта информация хранилась бы в нужном месте, и вы получили бы ее в нужное вам время.

Попробуйте как можно чаще применять правило «берите бумаги в руки только один раз». Конечно, некоторые документы нужно хранить, но вам надо научиться главному — получить необходимую информацию и расстаться с бумагой. Подумайте о том времени, которое вы сэкономите, если это войдет у вас в привычку. Больше не будет пугающих куч неприбранных бумаг, не будет необходимости зарываться в них и кричать о помощи, не будет потраченного впустую времени. Вы с удивлением обнаружите, какое влияние оказывали бумаги на ваше управление временем.

<< | >>
Источник: Адамс  Боб. ВРЕМЯ. СЕКРЕТЫ УПРАВЛЕНИЯ Как успевать жить и работать. 2007

Еще по теме Заключите сделку:

  1. 8. Земельное законодательство, сделки с земельными участками и порядок их регистрации
  2. В чем заключаются обязанности свидетеля в сфере налогообложения и какая ответственность предусмотрена за их неисполнение?
  3. 1.4. Основные этапы заключения лизинговых сделок. Договор как правовая форма лизинговой сделки
  4. § 3.3. СДЕЛКА И ДОГОВОР КАК ОСНОВА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
  5. § 10.3.3. Лизинговая сделка и ее правовые основы
  6. 5.4. Гражданско-правовые сделки Понятие сделки
  7. 5.16. Договор поручения. Агентский договор
  8. Статья 180. Последствия недействительности части сделки
  9. Статья 183. Заключение сделки неуполномоченным лицом
  10. Глава 2 Реквизиты юридической сделки
  11. Глава 3 Ошибка при заключении сделки (error in contrahendo)
  12. §1. Обман при заключении сделки (dolus in contrahendo)
  13. §2. Насилие при заключении сделки (quod vi aut metus causa)
  14. Словарь терминов